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Office Manager (m/w/d) Berlin

Office Manager (m/w/d) Berlin

Du bist ein echtes Organisationstalent und hast den vollen Durch- und Überblick? Das Planen und Durchführen von Office Management Aufgaben sind dein Antrieb? Eine wertschätzende Unternehmenskultur und kollegialer Zusammenhalt sind dir wichtig? Dann willkommen in deiner neuen Position bei diva-e!

diva-e ist Deutschlands führender Transactional Experience Partner (TXP), der digitale Erlebnisse schafft, die Unternehmen nachhaltig voranbringen und deren Kunden begeistern.
Mit der geballten Erfahrung aus über 20 Jahren realisieren wir E-Business-Lösungen für Kunden wie den FC Bayern München, EDEKA, E.ON, Carl Zeiss und Sky. An 8 Standorten in Deutschland gestalten rund 800 Mitarbeiter in unseren Büros, remote oder bei unseren Kunden die Zukunft des digitalen Business. Besonders stolz sind wir auf unsere Unternehmenskultur. Respekt, Vertrauen und Verantwortung werden in unseren Teams im täglichen Miteinander gelebt – und das über den Arbeitsplatz hinaus.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als

Office Manager (m/w/d) in Berlin
Unbefristet, in Teil- oder Vollzeit

Im Officemanagement legst du das Fundament für unser Home of Talents. Gemeinsam mit deinem Team bist du interner Servicepartner und zentraler Ansprechpartner. Du trägst dazu bei, dass unsere Kunden und Geschäftspartner einen angenehmen Aufenthalt in unseren Offices haben. Ebenso schaffst du bei den Mitarbeitenden vor Ort für eine gute Atmosphäre, sodass sich alle im Office zu Hause fühlen.

Was du bei uns machst

  • Als Teil eines standortübergreifenden Office Management Teams bist du am Standort Berlin interner Servicepartner.
  • Du arbeitest vertrauensvoll und konstruktiv mit verschiedenen Schnittstellenpartnern (wie z.B. Branch Managern, CC Leads, Einkauf-, Finance- & HR-Kollegen) zusammen und gehst proaktiv auf diese zu.
  • Du fühlst dich für das Wohlergehen deines Standortes verantwortlich und förderst die Stimmung, das Teamgefühl und die Mitarbeiterzufriedenheit vor Ort. Du wirkst am diva-e Standort Berlin in allen Aufgabenbereichen des Officemanagements mit.
  • Empfangsverwaltung als Repräsentanz des Standortes (inkl. Gästebetreuung).
  • Eventmanagement inkl. der organisatorischen Aufgaben.
  • Ansprechpartner für Belange, die das Gebäude betreffen und Kontaktperson für Vermieter / Untermieter.
  • Koordination der Reinigungskräfte und externen Dienstleistern.
  • Sicherheitsrelevante Aufgaben (z.B. die Sicherstellung der Ersten Hilfe und des Brandschutzes am Standort, Coronaverwaltung, Erstellung des jährlichen Umweltreports für den Standort).
  • Administrative Aufgaben, u.a. Hauspostorganisation, Belegverwaltung, Telefonservice, Reisebuchung, Einrichtung von Arbeitsplätzen und bedarfsweise Unterstützungsaufgaben.

Wann du zu uns passt

  • Du bist ein echter Teamplayer. Einer für alle, alle für einen – das ist dein und unser Motto.
  • Du bist kommunikationsstark, mindestens auf Deutsch. Du gehst offen auf andere Menschen zu und vernetzt dich gerne mit den Menschen in deiner Umgebung.
  • Du hast Lust darauf, dich weiterzuentwickeln und neue Herausforderungen anzugehen.
  • Praktische Erfahrung im Bereich Empfang und Office Management sind von Vorteil.
  • Du blickst gerne auch mal über den Tellerrand hinaus und kannst Verbesserungsvorschläge aufgreifen und in konkrete Lösungen umsetzen.
  • Du bist dienstleistungsorientiert, Budget bewusst und bringst ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie hohe Eigeninitiative mit.
  • Dich zeichnen deine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, starkes Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität aus. 
  • Einen sicheren Umgang mit dem MS Office Paket (Word, Excel, Outlook, PPT) setzen wir voraus.

Was du von uns hast


Deine Erfolgsmomente sind unsere Inspiration. Bei uns bist du Mensch – und keine Nummer! Wir legen sehr hohen Wert auf einen freundschaftlich-kollegialen, aber auch ehrlichen Umgang miteinander. Respekt, Vertrauen und Verantwortung werden bei uns großgeschrieben. Ellenbogenmentalität findest du bei uns nicht. Jedes Projekt bringt neue, spannende Herausforderungen mit sich. Wir wissen, dass wir diese erfolgreich nur im Team meistern und helfen uns daher gegenseitig. Das gemeinsame Arbeiten, Austüfteln, Umdenken, Umsetzen und Optimieren macht uns Spaß und wir lernen jeden Tag dazu. Bei uns gewinnen die besten Ideen und deine sind uns jederzeit willkommen. Deine Work-Life-Balance nehmen wir sehr ernst. Viele von uns haben gerade eine Familie gegründet oder zeitintensive Hobbys. Wir glauben, dass ausgeglichene Mitarbeiter das Team deutlich weiterbringen, als wenn wir ihnen Überstunden aufbürden. Daher achten wir darauf, dass diese möglichst gar nicht erst anfallen, setzen dich auf möglichst wenigen Projekten parallel ein und unterstützen dich beim eigenverantwortlichen Arbeiten – und im Umgang mit deinen eigenen Ressourcen.

Deine Vorteile

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeiten

Wir tun alles dafür, damit du Privatleben und Beruf unter einen Hut bringen kannst. Freie Zeiteinteilung und mobiles Arbeiten gehören dazu.

Weiterbildung satt

Weiterbildung satt

Ob interne Chapter Sessions, Hackathons, die diva-e Akademie oder der Besuch von Konferenzen und Barcamps – für deine Weiterbildung tun wir alles und sind dabei offen für deine Wünsche. Außerdem entwickelst du dich „on the Job“ stetig weiter und lernst immer dazu.

Reichlich Perspektiven

Reichlich Perspektiven

Wir haben 8 Standorte und ein großes Dienstleistungsportfolio. Dich zieht es an einen anderen Standort oder du möchtest andere Aufgabengebiete. kennenlernen? Kein Problem, bei uns hast du die Möglichkeiten dazu.

Hardware frei wählbar

Hardware frei wählbar

Bei uns kannst du die Hardware, mit der du arbeiten möchtest, aus unserem Hardwarekatalog frei wählen.

Right ArrowCreated with Sketch. ALLE VORTEILE AUF EINEN BLICK

Du passt zu uns? Dann bewirb dich jetzt.

Du willst jeden Tag dazulernen? Du blühst bei Teamwork erst so richtig auf? Du brennst für das, was du tust und wagst dich aus der eigenen Komfortzone? Du willst unsere Zukunft aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Ein Anschreiben benötigen wir nicht, aber wir sind schon neugierig, was dich an dieser Stelle interessiert. Nach Bewerbungseingang melden wir uns schnellstmöglich bei dir. Passt der erste Eindruck, findet ein erstes Gespräch in der Regel schon innerhalb einer Woche statt. Und wenn da die Chemie stimmt, machen wir einen zweiten Termin, in dem du deine fachlichen Skills unter Beweis stellen und das Team und deine Arbeitsumgebung kennenlernen kannst.

Du hast noch Fragen?

Fragen zum Bewerbungsablauf beantwortet dir Steffen Krüger aus dem HR-Team. Er freut sich auf deinen Anruf +49 151 10375773 oder deine E-Mail an hr@diva-e.com. Vernetze dich gerne direkt auf XING oder Linkedin mit ihm oder schau dir an, was Mitarbeiter und Bewerber auf kununu über uns sagen.

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