Herausfordernde Zeiten fordern flexible Arbeitgeber

Wie COVID-19 diva-e als Arbeitgeber verändert

„Der Mensch steht bei uns im Mittelpunkt. Wir entwickeln uns als Arbeitgeber mit den Bedürfnissen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiter.” Dieses Versprechen geben wir potenziellen und aktuellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In diesem Jahr wurde diese Aussage von COVID-19 auf eine harte Probe gestellt.

Herausfordernde Zeiten fordern flexible Arbeitgeber

Geschlossene Kindergärten und Schulen, Kontaktverbote, Abstandsregelungen etc. Vieles ist plötzlich nicht mehr so, wie es bisher war – und die Bedürfnisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich dadurch schlagartig verändert. Kind und Beruf mussten ohne Betreuung durch Dritte unter einen Hut gebracht werden. Soziale Kontakte sind teilweise vollkommen entfallen. Die finanzielle Ungewissheit, wie es mit dem eigenen Job weitergeht – es waren für uns alle herausfordernde Zeiten. Für Privatpersonen und auch für Unternehmen, die versuchen mussten, in dieser turbulenten Zeit ihr Geschäft aufrechtzuerhalten.

Um unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Zeit soweit wie möglich zu erleichtern und dabei dennoch unsere Projekte erfolgreich abzuschließen, haben wir ein spezielles Maßnahmenpaket geschnürt, das sich aus den folgenden Bestandteilen zusammensetzt.

Home Office war bereits vor COVID-19 fest im Unternehmen etabliert - allerdings in begrenztem Umfang. Im März haben wir die Regelungen hierzu komplett aufgebrochen bis hin zum mobilen Arbeiten. Flexibel arbeiten, wann und wo man möchte - natürlich unter Einhaltung gewisser Regelungen, wie beispielsweise die Teilnahme an wichtigen Kundenterminen. Die hohe Flexibilität der Arbeitszeiten und das Wegfallen des Arbeitsweges sorgte vor allem bei vielen Familien zumindest für etwas Entlastung. Für manche wäre es ohne auch gar nicht denkbar gewesen. „Ohne die hohe Flexibilität im Hinblick auf Home Office und Verfügbarkeiten, hätte es bei uns in der Lockdown-Phase nicht funktioniert“, sagt Eric, Software Developer. „Generell haben wir es nur geschafft Familie und Beruf zu managen, weil ich meine Arbeitszeit mit Hilfe der Überstundenspende und unbezahltem Urlaub in der harten Lockdown-Phase reduzieren konnte.“ Für alle Familienmütter und -väter gab es nämlich weitere Unterstützung: die diva-e Überstundenspende. Mitarbeiter konnten Überstunden oder ganze Urlaubstage in einen Pool spenden, aus dem sich diejenigen Kollegen Stunden nehmen konnten, die unter einer besonders starken Belastung litten. diva-e hat diese Überstunden verdoppelt und so kamen insgesamt unglaubliche 927 Stunden zusammen. „Von der neuen Regelung zum mobilen Arbeiten habe ich natürlich massiv Gebrauch gemacht und auch die gespendeten Stunden habe ich genutzt bzw. nutzen müssen. Das hat uns vor allem die Tage, an denen meine Frau lange arbeiten musste, deutlich erleichtert”, so Christian, Expert Developer. Generell haben wir als Arbeitgeber versucht, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Lösung zu bieten, mit deren Hilfe sie möglichst gesund durch die Lockdown-Phase kamen, wie beispielsweise auch individuelle Übergangs-Arbeitszeitmodelle wie in Erics Fall.

Die Arbeit von zu Hause aus bringt natürlich nicht nur Vorteile. Die Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann dadurch sehr schnell leiden. Dabei war es unserer Meinung nach in dieser Zeit besonders wichtig, soziale Kontakte, zumindest auf digitalem Wege, aufrechtzuerhalten und nah an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu sein. Durch engen und häufigen Kontakt zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden wollten wir sicherstellen, dass es allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut geht, um andernfalls weitere Einzelmaßnahmen zu ergreifen. Regelmäßiger, mehrmals pro Woche stattfindender, persönlicher Austausch war uns dabei besonders wichtig – per Videocall anstatt per E-Mail versteht sich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden generell aktiv aufgefordert, verstärkt auf Videocalls und nicht auf Nachrichten zu setzen. Der Kaffeeklatsch, das gemeinsame Mittagessen oder das sonst gerne im Team getrunkene Feierabendbier haben dann einfach virtuell stattgefunden. Großer Beliebtheit erfreute sich auch der diva-e Espresso Break: Ein MS Teams-Kanal, der den guten alten Kaffeeklatsch zwar nicht ganz, aber immerhin doch teilweise ersetzen konnte. Mit einem positiven Nebeneffekt: er war nicht auf jeweils einen Standort begrenzt, sondern förderte direkt auch die Vernetzung aller Kolleginnen und Kollegen. Für die Bewegungsfans unter uns gab es eine gemeinsame, digitale ‘Bewegte Pause’ mit Meditations- und Sportübungen, denn die überaus wichtigen Pausenzeiten sollten in dieser stressigen Zeit keinesfalls vergessen werden.

Vor einer besonderen Herausforderung standen auch unsere neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Persönliche Vorstellungsgespräche waren insbesondere während der harten Lockdown-Phase nicht möglich, sowie auch erste Arbeitstage und -wochen. Auch nach den Lockerungen befinden sich nach wie vor viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office. Tendenz steigend, wenn man die aktuellen Fallzahlen berücksichtigt. Als Neustarter trifft man also viele Kolleginnen und Kollegen lange Zeit nicht persönlich. Sich so in einem neuen Unternehmen einzuleben, ist nicht ganz so einfach. Damit neue Kolleginnen und Kollegen dennoch gut bei uns ankamen, haben wir unser Recruiting und Onboarding von Offline auf Online verlegt. Vorstellungsgespräche und Testaufgaben fanden also beispielsweise einfach digital statt. „Ich habe mich von Anfang an sehr wohl und willkommen gefühlt - bereits während des Bewerbungsprozesses, welcher auch ausschließlich online stattgefunden hat“, so Sarah, Art Director. In den ersten Arbeitstagen fanden die gleichen Termine wie auch vorher statt, beispielsweise ein Kennenlernen mit allen Schnittstellenabteilungen oder auch die gemeinsame Mittagspause mit dem neuen Team – nur eben remote und nicht im Büro. „Die Arbeit im Home Office ist super angenehm und sehr gut organisiert. Die regelmäßigen Absprachen und der flüssige, schnelle Austausch funktionieren einwandfrei. Durch Videocalls sieht man auch so den ein oder anderen Kollegen mal zum gemeinsamen Kaffee oder Austausch beim Mittagessen“, erläutert Sarah. „Meiner Meinung nach kommt es eben auf die Menschen an, mit denen man zusammenarbeitet und jeder Einzelne von ihnen hat mir den Spirit der großen diva-e Familie vermittelt, wodurch mir der Start wirklich sehr leicht und angenehm gemacht wurde – trotz der herausfordernden Zeit.“

Damit jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter regelmäßig auf dem neuesten Stand zur aktuellen Unternehmenssituation war, wurden vom Management fortlaufend ausführliche Updates kommuniziert. Um sicherzustellen, dass die Maßnahmen auch von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entsprechend wahrgenommen wurden, haben wir in den besonders kritischen Monaten April und Mai Pulsbefragungen durchgeführt. Das Ergebnis: ca. 95% unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlten sich gut über COVID-19 und die aktuelle Lage informiert und waren insbesondere auch mit der Arbeit ihrer Führungskräfte zufrieden. Eine weitere Befragung findet gerade statt.

Christian hat es wie folgt auf den Punkt gebracht: „Ich fand es sehr gut, dass diva-e bereits ganz am Anfang ein klares Signal gesendet hat: diva-e tut, was möglich ist, um diese Zeit gemeinsam durchzustehen.“