On-Demand Webinar: PIM/MDM-Systeme erfolgreich integrieren – vom Vorprojekt bis Go-live mit diva-e

Ein Einblick in die Einführung eines Produktinformationsmanagements – Erfolgsfaktoren entlang der Projektabwicklung

Das erfahren Sie im Webinar:

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Product Information Management (PIM) und Master Data Management (MDM)? Und was ist bei der Einführung einer zentralen Lösung für das Produktdatenmanagement zu beachten? Die Durchführung eines PIM-Projekts sollte gut geplant sein. In diesem Webinar erfahren Sie mehr über die einzelnen Schritte einer strukturierten PIM-Integration und was für einen erfolgreichen Go-live des Systems im Vorfeld nötig ist.

Die Referenten

Markus Kettler unterstützt unsere Kunden bei der erfolgreichen Konzeption und Projektumsetzung. Mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Produktdatenmanagement liegt sein Fokus auf der strukturierten Sammlung, Veredelung und Verteilung von Produktinformationen.
Markus Kettler
Consultant bei diva-e
Matthias Schnick ist seit mehr als 20 Jahren im E-Commerce tätig. Langjährige Erfahrungen in der Konzeption und dem Management von Onlineshop-Systemen führten ihm zum Product Information Management. Wie wichtig Produktdaten für erfolgreiche Transaktionen sind und wie PIM-Systeme Geschäftsprozesse vereinfachen können, gibt er als Consultant in zahlreichen Projekten weiter.
Matthias Schnick
Senior Consultant bei diva-e

Transkript zum Webinar: PIM/MDM-Systeme erfolgreich integrieren

Vorstellung & Begrüßung

Annabella Pscherer: Willkommen zu unserem heutigen diva-e Webinar, PIM/MDM-Systeme erfolgreich integrieren, vom Vorprojekt bis Go-live mit diva-e. Heute geben uns Experten einen Einblick in die strukturierte Einführung eines Produktinformationsmanagements und zeigen Erfolgsfaktoren entlang der Projektabwicklung. Mein Name ist Annabella Pscherer und ich bin Teil des diva-e Marketingteams und heute eure Moderatorin des Webinars. An dieser Stelle möchte ich auch unsere Referenten begrüßen, Markus Kettler und Matthias Schnick von diva-e. Schön, dass ihr heute mit dabei seid und uns spannenden Input liefert. Ich würde jetzt sagen, ich übergebe auch gleich das Wort an euch, an unsere Experten und wünsche euch allen viel Spaß und spannende Einblicke beim Webinar. So Markus, ich gebe dir jetzt die Übertragungsrechte.

Markus Kettler: Super. So, genau. Ja, auch von meiner Seite nochmal ein herzliches Hallo zu unserem Webinar heute, PIM oder MDM-Systeme erfolgreich integrieren. Wir wollen heute einen Einblick geben, wie, ja, Projekte mit diva-e ablaufen, wie die einzelnen Schritte untergliedert werden können und worauf man da gegebenenfalls noch zu achten hat. So, noch einmal kurz zur Agenda: Wir haben jetzt noch circa eine Stunde Zeit. Wir fangen mit einer kleinen Vorstellungsrunde an, sagen wer Matthias und ich sind, sagen auch nochmal ein bisschen was zu diva-e. Dann gehen wir ganz schnell nochmal drauf ein, was ist PIM, was ist MDM, einfach nur, um alle nochmal ein bisschen abzuholen. Aber dann steigen wir auch direkt ein und sehen hier die nächsten drei Punkte: Vorprojekt, Proof of Concept und Hauptprojekt. Da geht es nun wirklich darum, wie halt so eine PIM-Integration und Evaluierung abläuft. Und danach sollten wir noch Zeit für die Fragen haben. So, dann würde ich jetzt mal die Vorstellungsrunde von uns einläuten und übergebe damit erstmal das Wort an dich, Matthias.

Matthias Schnick: Ja, vielen Dank, Markus. Und dann auch nochmal von mir ein Hallo in die Runde. Mein Name ist Matthias Schnick. Ich bin Senior Consultant bei der diva-e, habe schon vor mehr als 20 Jahren mit E-Commerce begonnen bei einem größeren Softwarehersteller, habe dort auch als Berater gearbeitet und bin dann irgendwann zum Shop Management gekommen, habe das auch lange Jahre gemacht. Und dort habe ich immer wieder gemerkt, was die Shop Betreiber für Probleme mit Produktdaten haben. Also gerade, wenn man sich mit Online-Shops und anderen Kanälen beschäftigt, kommt es ja wirklich darauf an, dass man ja gezielt gruppenorientierte Produktinformationen hat. Und dort gab es immer wieder größere Lücken bei den einzelnen Shop Betreibern und das hat mich letztlich dazu gebracht, mich mit dem Thema Produktinformationsmanagement ein bisschen mehr zu beschäftigen und betreibe das jetzt auch wirklich mit großem Engagement und glaube auch wirklich daran, dass es eine unumgängliche Sache für jeden Shop sein wird. Das war es dann auch schon von mir. Markus, wenn du jetzt was zu dir sagen möchtest.

Markus Kettler: Aber gerne. Aber gerne, genau, das bin ich hier. Genau, ich bin seit, ja, Oktober bei der diva-e als, ja, dedizierter PIM Consultant mit ungefähr zehn Jahren Erfahrung im E-Commerce. Das heißt auch, ja, Betrieb von Online-Shops natürlich auch und dann aber halt mit, ja, ungefähr ein bisschen über drei Jahren Erfahrung mit der PIM-Integration, vor allem im Umgang mit technischen Herstellern und Händlern. Das heißt, vor allem auch, wo viele Artikel und viel Produktinformation gehändelt werden müssen, viele Kanäle bespielt werden müssen. Das ist so das, wo ich meine ersten Erfahrungen gesammelt hatte, genau, und jetzt halt auch bei der diva-e als PIM Consultant tätig bin.

Wer ist diva-e?

Markus Kettler: So, der Fokus liegt da ganz klar auf der Optimierung von Produktdatenflüssen. Das heißt, wo kommen die Daten her, wo müssen sie hin und was passiert dazwischen in der Aufbereitung. Und auch, wenn das Thema PIM wirklich hochinteressant ist und der MDM natürlich, sollte man sich dabei immer vor Augen führen, dass halt das PIM an sich eigentlich kein Selbstzweck ist, sondern wir müssen immer schauen, was ist das Ziel, wo ist eigentlich-, ja, wo sind die Hürden in unserem Unternehmen, wo gibt es was zu verbessern und wie kann das PIM da helfen. Genau, das ist so der Ansatz, den ich da verfolgen würde. So, jetzt fehlt bei uns hier noch ein dritter im Bunde und das ist die diva-e an sich. Wir als diva-e, wir sind ja keine-, wir haben keinen reinen Fokus auf nur PIM, wir haben MDM, sondern wie man hier sehen kann, sind wir da sehr breit aufgestellt mit circa achthundert Mitarbeitern. An acht Standorten in Deutschland sind wir in, ja, in allem, was so die digitale Transformation und die Begleitung von Unternehmen bei der digitalen Transformation, ja, betrifft, unterwegs. Also wir helfen bei strategischem Consulting, sieht man hier auch in Planning und Innovation noch oben links. Oben rechts haben wir dann den Platform und Experiences Teil, Das ist auch das, wo Matthias und ich quasi zuhause sind mit der Implementierung von PIM-System Unternehmen, wo auch die Shop-Systeme eingegliedert sind und so weiter. Wir haben eine hohe, ja, gehobene SEO-Spezialisierung, Data-Intelligence, wie man hier sehen kann. Das heißt, wir haben so das komplette Bild der Digitalisierung oder das komplette Aufgabenspektrum der Digitalisierung, das wir hier abbilden, ja, damit man nochmal so einen Blick auf die diva-e bekommt. Und jetzt kommen wir schon zum Thema.

Was ist PIM/MDM?

Nur ganz schnell, um alle nochmal auf den gleichen Stand zu holen, also wir haben ja einen Kundenlebenszyklus, der sich in den letzten Jahren einfach stark verändert hat. Von der linken Seite hier, das sieht man ein traditionelles Kundenleben- oder Kundenzyklus. Man interessiert sich für ein Produkt, man sucht danach, man findet es an einer Stelle, kauft es und dann geht man in der Regel so ein, ja, eine Routine quasi ein. Das heißt, wenn ich einmal bei einem Händler gekauft hatte und einigermaßen zufrieden war, dann habe ich da auch immer wieder gekauft. Und auf der anderen Seite sieht man dann den digitalen Kundenzyklus, wie er sich jetzt heutzutage so darstellt, wo einfach der Kunde auf viel mehr Kanälen unterwegs ist, viel mehr Touchpoints es zu bespielen gilt. Kunden kaufen nicht mehr nur, ja, an einem Standort, nicht nur in einem Ladengeschäft, sondern informieren sich online, lesen vielleicht noch irgendwelche Rezensionen in Verkaufsplattformen, gucken sich noch YouTube-Videos an, wenn es sehr interessierte Kunden sind und bilden sich dann so ihr eigenes Bild und suchen sich dann auch den, ja, einfach den besten Ort, um die Produkte zu kaufen. Das heißt, damit steigt auch einfach der-, die Anforderung an Produktinformationen, wenn man alle diese Spiele, dieses Spiele-, alle diese Kanäle mit extra dafür zugeschnittenen Informationen bespielen muss. So, und dafür, da kommt dann halt das Thema PIM ins Spiel, ja, das kann man hier ganz gut sehen, vor allem, wenn man sich den Pfeil betrachtet hier, den grauen. Auf der linken Seite stehen-, steht alles, wo man die Daten herbekommt, die Produktinformationen aus dem ERP-System, von Vorlieferern. Wir haben Medien und aber halt auch dann die Produktinformation in den unterschiedlichsten Formaten, die alle überall eingesammelt werden müssen. Dann kommen sie hier in diesen-, in den blauen Kreis, wo die Daten angereichert werden und das ist das PIM-System. Das heißt, hier durchlaufen die Produkte Freigabeprozesse mit, ja, mit der Qualitätssicherung, kanalspezifische Anforderungen spielen da eine Rolle, dass wir halt hier, ja, auch Übersetzungen einpflegen und die Daten, ja, gegebenenfalls klassifizieren und für die einzelnen Kanäle dann dementsprechend ausleiten. Das sieht man auf der rechten Seite. Das heißt, wir haben unterschiedlichen Inhalt, sehr optimiert für E-Commerce, mobile Apps. Natürlich spielt da Print noch eine Rolle, wo aber die Produktinformation einfach noch eine ganz andere Ausprägung haben können. Und das alles wird dann platziert auch, das sehen wir hier. Wir haben unterschiedliche Verkaufskanäle, also Point of Sales, wo wir irgendwelche Aufsteller haben, auch einen Print- oder Digitalaufsteller, wo wir, ja, digitale Marktplätze bespielen. Social Shopping ist ein Thema und Newsletter auch zum Beispiel mit der Datenversorgung. Das zeigt einfach nochmal, was für eine große Bandbreite halt so ein PIM-System zu leisten hat und wo es helfen kann. So, die Vorteile haben wir hier nochmal ein bisschen aufgeschlüsselt. Ich will nicht alle Punkte davon jetzt vorlesen, sondern es geht einfach wirklich darum, dass wir mehr Potenziale ausschöpfen dadurch, dass wir die Daten in einer entsprechenden Qualität vorhalten und mehr Kanäle und mehr Kunden auch einfach schneller mit den Daten versorgen können, die gebraucht werden. Auf der einen Seite kriegen wir so ein höheres Umsatzpotenzial und auf der anderen Seite kriegen wir aber auch eine Möglichkeit, um die Kosten zu senken, ja. Das heißt, ja, irgendwo, ja, doppelte Produktdatenbearbeitung zu reduzieren, fälschlich verteilte Produktinformationen führen manchmal oder auch zu Retouren, die wir damit reduzieren können. Das heißt, wenn wir korrekte Informationen an unseren Produkten haben, kauft der Käufer auch, was er wirklich erwartet und schickt das Produkt nicht zurück. Genau, haben wir hier nochmal ein bisschen zusammengestellt, also Steigerung des Erfolgs, höhere Reichweite, weniger Kosten und Aufwand und einfach durch die größere Fülle an Informationen, die wir wirklich in jeden Kanal spielen können, einfach eine optimale Produktdarstellung. So, damit wollten wir jetzt alle nochmal so einmal kurz auf das gleiche Level zum Thema PIM holen. Und jetzt würde ich mal weitergehen mit der Agenda, jetzt kommen wir zum eigentlichen großen Thema heute, das sind jetzt die folgenden drei Punkte.

Das Vorprojekt, Proof of Concept und Hauptprojekt.

Natürlich, wenn man über eine PIM-Integration spricht, dann sieht man zum einen natürlich die, ja, die eigentliche Implementierung deines Systems im Unternehmen, die Einführung, aber da spielt vorher viel mehr eine große Rolle. Also wir müssen wirklich, bevor es zu einer Auswahl kommen kann, wirklich die Anforderung kennen, müssen, ja, den, also auch von unserer Seite natürlich auch dann den Kunden kennenlernen und das passiert alles in der Regel im Vorprojekt. Ja, und damit würde ich dann jetzt starten und der Matthias wird dann später beim Hauptprojekt den Einblick geben. So, genau, kommen wir zum Vorprojekt.

Das Vorprojekt

So, wenn man, ja, sich als Unternehmen mit dem Thema PIM beschäftigt, dann wird erstmal eine Internetsuche gestartet. Wir schauen nach, was gibt es denn da für Anbieter am Markt. Gibt es vielleicht schon irgendwelche Hinweise, wofür man sich da entscheiden soll. Man kann hier ganz gut sehen, da hat man dann sehr schnell die Qual der Wahl mit sehr vielen Anbietern und anderen Systemen, die da am Markt unterwegs sind. Hier sind nur einige aufgezählt. Die drei Punkte da auf der rechten Seite, die da zweimal auftauchen, das soll hier nur nochmal zeigen, dass es da noch wesentlich mehr Spieler gibt, die da, ja, versuchen mitzumischen. Und da spielt es natürlich wirklich eine große Rolle, wirklich von Beginn an zu wissen, was man braucht und wo man dann gegebenenfalls den richtigen Partner auch findet. Dann geht man vielleicht her, das haben vielleicht viele auch schon gesehen, also es gibt diverse, ja, Bewertungskriterien, Magic und so weiter, wo die Systeme auch versucht werden, einzusortieren. Manchmal widersprechen sie sich und es gibt auch nicht wirklich ein eindeutiges und klares Bild. Also man muss da immer sehr viel abwägen, was dann auch nicht wirklich so schnell hilft. So, und da kommt hier dann halt das, ja, unser Vorprojekt zum Thema PIM ins Spiel. Das heißt, wir haben einfach mal den Ablauf auch skizziert. Wir starten einfach auf der linken Seite mit der Bedarfsanalyse. Das heißt, wir schauen uns an, wo sind denn wirklich die Ziele und Anforderungen, erstellen daraus, ja, eine Longlist, also eine längere Liste an Systemen zur Auswahl, kommen darüber zu einer Shortlist und können dann eine fundierte Systemauswahl treffen. So, das wollte ich jetzt gern einmal versuchen, es im Detail anschauen, also worauf es dann da ankommt und was die Inhalte der einzelnen Schritte sind. Und zwar, ja, bei der Bedarfsanalyse, woraus besteht die eigentlich. Also da geht es wirklich darum, dass wir, ja, versuchen, den Kunden bestmöglich kennenzulernen. Was sind die, ja, allgemeinen Ziele dieser Firmeneinführung, ja, also was ist das strategische Ziel dahinter, sich mit der Firmeneinführung zu beschäftigen. Welche technischen Ziele oder auch Anforderungen gibt es, darf man hier Cloudsysteme einführen. Gibt es, ja, spezielle andere Systeme, die angeschlossen werden müssen im Unternehmen, also PLM-Systeme, bestimmte ERP-Systeme, die da vielleicht auch zu Hürden führen können und gibt es, ja, bestimmte Businessziele. Businessziele, das kann man, ja, so beschreiben, also der Business User ist halt der Anwender, der eigentlich dann später mit dem System arbeitet, ja. Das heißt, welche Funktionen braucht der, also welche Funktionen braucht der in der Programmoberfläche, aber welche Funktionen muss auch das System unter der Haube mitbringen, damit diese Mitarbeiter ihre Arbeit gut vollbringen können. Das bezieht dann auch wiederum Schnittstellen ein, wie kann ich meine Daten auf Marktplätzen platzieren. Gibt es Schnittstellen, ja, beispielsweise zu Amazon, irgendwelche, ja, auch marktspezifischen Einkaufsplattformen, Verkaufsplattformen, Mercateo zum Beispiel. Also worauf ist da zu achten, wo sind die, ja, wo ist der Kern der Anforderung. Das heißt auch, und dabei schauen wir uns auch an, wo liegt denn dabei auch das größte Optimierungspotenzial, ja, also wie sehen die Prozesse von Daten sammeln über die Veredelung und dann halt die Verteilung überhaupt derzeit aus. Und gibt es da jetzt schon, ja, so Bottlenecks, also Flaschenhälse, die wir da identifizieren können, wo wir ja durch die Einführung eines PIM-Systems schon direkt sagen können, dass wir hier die Mitarbeiter entlasten können, dass hier doppelte Arbeit reduziert wird und dass wir auch die Kanäle einfach nicht wie-, doppelt mit Daten versorgen müssen. Da spielt natürlich auch, also neben den Prozessen und den Panelen, wo die Daten gebraucht werden, spielen auch natürlich eine Rolle, wer ist denn wirklich in die Arbeit mit dem System eingebunden, ja. Also welche Mitarbeiter spielen da eine Rolle und welche Mitarbeiter müssen da vielleicht auch wirklich von Anfang an eingebunden werden und ihren Input dazu leisten, dass wir hier die richtige Auswahl treffen. Und dann aber, zu guter Letzt, habe ich hier noch notiert, wir springen jetzt sehr viel über das Thema PIM, also die Aufbereitung von Produktinformation, da sollte man aber auch, ja, ein bisschen vorsichtig reingehen beziehungsweise noch mit einem, ja, mit einem Extraauge drauf schauen, ob es neben den Produktinformationen auch noch andere Bereiche gibt, die hier eine Rolle spielen. Ja, also wir haben hier zum Beispiel, ja, Kontakte, die gepflegt werden, also Unternehmenskontakte, Kundenkontakte, Lieferanteninformationen, die hinterlegt werden können oder halt auch, ja, Locations. Das heißt, wenn ich Informationen über meine Ladengeschäfte hinterlege, ja, sowas wie Ladengröße, Regalgröße, das heißt, welche Produkte habe ich, kann ich überhaupt dann in meinem Ladengeschäft vielleicht platzieren, wie viele von welchen Produkten, welche Auswahl ist da zu treffen und welches Sortiment kann ich unterbringen.

Von PIM zu MDM

Und in diesem Bereich, da kommen wir halt an das, was wir auch im letzten Punkt sehen, das ist dann das Thema MDM. Das heißt, da kommen wir von dem Product Information Management dann zu so einem Master Data Management, wo wir eigentlich noch so einen größeren Blick auf Datenhandling werfen und da, das spielt dann natürlich auch bei der Auswahl von Systemen eine Rolle. Es gibt Systeme, die einfach sehr stark im PIM-Bereich sind, die da den Fokus haben, man braucht eine hohe Datenqualität und den Workflows, die bei der Datenaufbereitung eine Rolle spielen. Und es gibt aber auch halt Systeme, die halt die anderen Bereich noch mit abdecken. Wir haben dann jetzt also ein Anforderungsprofil erstellt, ein erstes. Ich springe hier nochmal einen Schritt zurück. In der Regel, also arbeiten wir mit unterschiedlichen Tools. Hier sieht man als Beispiel eine Exceltabelle als Fragebogen, wo wir in der Regel halt in drei Teile unterteilen. Wir haben einmal, ja, so die Allgemeinanforderungen, Generalaspects bei einer PIM-Auswahl, Technologie und Infrastruktur und halt eben die Business Features, von denen ich ja auch eben noch gesprochen habe. Und das wird mit dem Kunden ausgearbeitet, die entsprechenden Fragen formuliert, Anforderungen an Systeme formuliert und darüber gehen wir dann in eine Longlist, ja. Also wir treffen oder empfehlen schon einmal eine Vorauswahl. Da haben wir circa in der Regel so sechs bis acht Systeme, die wir einfach schon mal von außen betrachtet und von unserer Erfahrung her einfach schon entsprechend, ja, in diese Richtung einsortieren können. Und dann gehen wir aber an diese Longlist von Systemen und befragen sie anhand so eines ermittelnden Fragebogens beispielsweise, wo wir diese gesamten Anforderungen zur Verfügung stellen und dann diesen Fragebogen mit dem Unternehmen durchgehen. Oder wir bekommen die Antworten und gehen dann nochmal wieder, ja, in die Rückfragen, weitere Gespräche mit den Anbietern, um gegebenenfalls da noch Fragen zu klären, sodass wir dann wirklich einen, ja, einen einheitlichen Vergleich haben. Eine erste Basis, auf der wir dann natürlich dann dieses Ergebnis einmal präsentieren können, und dann-, und dann eine geeignete Shortlistempfehlung aussprechen können, ja. Das heißt, damit werden dann aus diesen drei Systemen, aus diesen sechs Systemen, jetzt habe ich es schon verraten, gegebenenfalls drei Systeme, ja. Also das heißt, wir haben dann eine Shortlist. Das ist bei uns so im Schnitt zwischen zwei und vier Systemen, die man sich dann, basierend auf ihren Antworten auf dem Fragebogen nochmal wirklich im Detail anschaut. Da geht es dann wirklich darum, dem System auch, ja, wirklich echte Testdatensätze zur Verfügung zu stellen. Wir entwickeln mit dem Kunden dann Usecases, auch in der Regel so zwei bis vier Stück. Also meistens sind es drei Usecases, die dann durchgesprochen werden. Das heißt einmal, Mitarbeiter wollen Daten in die und die Kanäle spielen, wollen Marktplätze Versorgung und wollen gegebenenfalls auch einfach viele Lieferanteninformationen oder Informationen von diversen unterschiedlichen Lieferanten auf eine schnelle Art und Weise im System zusammenführen und optimieren. Also da werden dann halt die Usecases definiert, die man dann wirklich dem Shortlistkandidaten dann an die Hand geben kann. Und darauf aufbauend wird dann eine Livedemonstration, ja, vereinbart, wo wir dann wirklich einmal sehen können, wie verhält sich das System in der Praxis und wird da auch eingehalten, was auch denen in der Befragung vorher also versprochen wurde. So, darauf aufbauend können wir dann eine mit dem Kunden natürlich abgestimmte Score Card anwenden. Das heißt, welcher Usecase ist hier, wo kann man vielleicht Abstriche machen, wo soll er auf keinen Fall wirklich dann auch irgendwie einen Schritt zurückzugehen und welches System bietet da halt dann direkt von Anfang an quasi auch den besten Mehrwert und welches hat dann auch ein größtes Ausbaupotenzial. Mit dieser Empfehlung kommen wir dann nochmal zu unserem Ablauf hier. Das heißt, wir haben erstmal die Bedarfe geprüft, haben eine Longlist erstellt, sind darüber dann zu dieser Shortlist gekommen und sind jetzt wirklich dann in der Lage, eine Systemauswahl zu treffen, ja. In der Regel kommen wir da auch bei einem System raus. Es kann auch sein, dass man dann weiter mit zwei Systemen eventuell verfährt und hier nochmal, kann man hier auch sehen bei den next Steps, noch nicht direkt ins Hauptprojekt startet, sondern eventuell erstmal einen Proof of Concept macht, ja. Vor allem bei großen Projekten kann das der Fall sein, die halt sehr, ja, sehr viel Integration erfordern, sehr viele Systeme anzuschließen sind, wir viele Workflows haben, viele Mitarbeiter, die auch mit den Daten hantieren. Da empfiehlt es sich dann, diesen Zwischenschritt einzuführen, ja, wo wir dann wirklich schauen, diese ganze, ja, Theorie, die wir jetzt erarbeitet haben und das, was wir auch, ja, beispielhaft in der Praxis, in der Livedemonstration gesehen haben, stimmt das überhaupt alles, ja. Das heißt, es wird wieder anhand von ausgewählten Usecases gearbeitet, es werden Workflows aufgebaut dann mit dem System, aber alles in einem, noch nicht in dem Rahmen von einem Hauptprojekt, sondern in einem etwas, ja, kompakteren Rahmen, wo man sich wirklich auf das Wesentliche konzentriert und daran aber wirklich auch mit echten Informationen und die wirklichen Mitarbeiter das einmal durchgehen lässt. Das heißt, wir haben hier dann wirklich eine umfassende Auswertung am Ende durch, das steht hier unten in den Anführungszeichen, durch so, ja, so einen Real Life-Einblick eigentlich und eben das direkte Feedback der Mitarbeiter, die einfach nochmal sagen können, ja, das kann ich mir für nach der Integration auch vorstellen. Oder wir müssen halt eventuell nochmal einen Schritt zurückgehen und einen der anderen Kandidaten betrachten. Genau. Und wenn dieses gelaufen ist und wir uns dann wirklich für ein System entschieden haben, kommen wir weiter zum Hauptprojekt. Und an dieser Stelle würde ich gern an meinen Kollegen übergeben. Matthias, bist du bereit?

Das Hauptprojekt

Matthias Schnick: Ja, danke Markus, und da hast du jetzt auch die Zeit gebraucht. Aber das zeigt ja, glaube ich, auch ganz gut, wie wichtig dieses Vorprojekt dann auch ist, um im Hauptprojekt ein bisschen, ja, zielgesteuerter voranzukommen. Und das Hauptprojekt, also wir, ja, gehen jetzt davon aus, das Vorprojekt ist abgeschlossen. Wir haben im Idealfall noch ein Proof of Concept gemacht und können jetzt sozusagen mit der richtigen Arbeit für den Kunden im System beginnen. Und auf dem nächsten Slide, Markus, wenn du so nett wärst, genau, haben wir mal mehr oder weniger drei Phasen aufgelistet, die dieses Hauptprojekt beinhaltet. Das ist zum einen das Scoping. Da wird in einzelnen Workshops nochmal ganz genau ermittelt, welche Anforderungen nötig sind. Dann kommen wir zur Integration. Dort wird alles, was wir evaluiert haben, was wir erarbeitet haben und festgehalten haben dann letztlich in das System integriert. Und danach gibt es den Livegang. Und da ist es dann wirklich so, dass wir den Kunden danach nicht allein lassen, sondern es gibt noch so eine Hypercare-Phase, wo wir das Projekt noch eine Weile begleiten und als Ansprechpartner für Fragen oder für vielleicht auch noch für die ein oder andere Anpassung dann jederzeit zur Verfügung stehen. In der Scoping-Phase, danke schön, da geht es, also das machen wir meistens alles in Workshops und kriegen dann so auch nochmal den ein oder anderen Ansprechpartner heraus, den wir gesondert dann vielleicht nochmal befragen. Aber zunächst definieren wir ganz klar nochmal den Projektumfang. Also welche Ziele gibt es, welche Anforderungen, welche Aufgaben, welche Personen, wer sind die Stakeholder und was soll letztlich am Ende das Ergebnis sein. Aus unseren Erfahrungen heraus erstellen wir dann eine Timeline mit Milestones, die wir gemeinsam festlegen. Also dass wir sagen, diesen einen Part wollen wir in drei Monaten fertig haben und den erst am Ende. Und es kann sich auch manchmal so ein bisschen ändern, dass halt im Laufe des Projekts sich vielleicht auch der ein oder andere Milestone verschiebt, weil Zuarbeitungen noch nicht da sind oder weil sich Prioritäten vielleicht auch nochmal verschoben haben. Aber wir haben dann wirklich eine Timeline, an die wir uns halten, die transparent ist, die jeder kennt. Und damit liegt dann mehr oder weniger auch das-, der Livegang des Systems fest. In einem nächsten Workshop schauen wir uns nochmal ganz genau den bisherigen Datenbestand an. Da gehen wir ein bisschen mehr ins Detail, als wir das im Vorprojekt gemacht haben. Wir schauen uns nochmal an, wie-, welche Anforderungen an die Daten gestellt werden und auch, wie sie strukturiert sind, also wo die Produktdaten strukturiert sind. Und wenn es halt auch um ein MDM geht, dann halt auch, welche Anforderungen die Daten haben, die jetzt nicht produktspezifisch sind. Daraus entwickeln wir dann ein Datenmodell und entwickeln Attribute, Varianten, Referenzen, also Verlinkungen zwischen Produkten, Verlinkungen zwischen Produkten und Bildern. Wir schauen uns auch nochmal an, welche Kategorisierungen oder vielleicht sogar Klassifizierungen nötig sind, welche Rolle die Vererbung von Attributen innerhalb der Produktstruktur spielt und haben dann am Ende wirklich ein Modell, mit dem wir alle Daten abbilden können im System. Und ganz wichtig dabei ist dann auch nochmal der nächste Punkt, der hier mit Rechte und Rollen definiert ist. Und da geht es wirklich darum, wer arbeitet letztlich in dem PIM-System. Und da hat sich herausgestellt, dass es wirklich sehr sinnvoll ist, einzelne Interviews zu machen mit Personen, die direkt mit den Produktdaten arbeiten und die dann auch später damit arbeiten sollen, um so vielleicht auch nochmal herauszubekommen, welche Bedarfe haben die einzelnen Personen. Die können halt wirklich auch sehr unterschiedlich sein. Und das sammeln wir dann sozusagen in diesen Interviews, transkribieren das, verschriftlichen das und entwickeln daraus sozusagen ein Managementsystem für die Rechte und Rollen. Und das steht jetzt hier gar nicht so direkt drauf, diese ganzen Workflows, die von der Entstehung eines Produkts in, ich spreche jetzt einmal von Produkt oder eines Datensatzes, in einem System nötig sind, um es dann irgendwann in ein anderes System auszuleiten. All das betrifft dann diesen Workshop, der sich mit Rechten und Rollen beschäftigt. Und am Ende, und es ist wirklich auch immer noch so ein ganz wichtiger Punkt, schauen wir uns nochmal genau an, woher kommen eigentlich die Daten, welche Schnittstellen brauchen wir, brauchen wir noch Entwicklungssupport in irgendeiner Art und Weise und wo sollen die Daten letztlich hin. Also welche Kanäle, das hat der Markus am Anfang ja so schön gezeigt, dass es wahnsinnig viele Kanäle gibt, in die Produktdaten oder andere Daten ausgespielt werden können. Und die brauchen natürlich auch oft eine andere Schnittstelle beziehungsweise brauchen auch eine andere Aufarbeitung der Daten. Und all das berücksichtigen wir dann im Datenmodell, sodass es für jeden Ausgabekanal genau den benötigten Datensatz auch geben wird. Gut, jetzt haben wir das Scoping abgeschlossen und kommen jetzt zur Integration. Und all das, was wir jetzt in den Workshops erarbeitet haben, setzen wir jetzt zunächst im PIM-System. im MDM -System um. Wir bauen sozusagen eine Struktur für dieses Datenmodell, das ja bisher alles sehr abstrakt war, das wird jetzt umgesetzt im System. Varianten sind immer ein großes Thema, wie die abgebildet werden können und welche Attribute von welcher Ebene in dem Zusammenhang beerbt werden können, dass der Aufwand der Produktpflege minimiert werden kann, dass wir bestimmte Sachen einfach immer mit übernehmen. Also klassische Beispiele sind halt wirklich in Größen und Farben, aber sowas wie Materialien, die können eigentlich schon immer von dem Haupt-, von der Hauptebene übernommen werden. Man pflegt dann nur noch die Farbe und die Größe am jeweiligen Produkt. Dann werden auch die Schnittstellen implementiert, also das Inbound- und Outbound-Management wird betrachtet und wir implementieren alles, was wir dafür benötigen. Und dann gibt es letztlich auch den ersten Import von Bestandsdaten, um dann auch ein bisschen zu testen, funktioniert das alles so. Die Daten kommen dann rein und wir gucken, ob wir sie bearbeiten können, ob das alles funktioniert. Und das funktioniert natürlich auch alles. Und dann geht es darum, dass wir in dem die erarbeiteten Rechte und Rollen dann jetzt auch umsetzen, also sozusagen wirklich einzelnen Mitarbeitern bestimmte Rechte geben. Also das geht auch über Lese- und Schreibrechte weit hinaus. Also da geht es auch darum, dass Produkte freigegeben werden müssen, dass sie übersetzt werden müssen, müssen dort auch noch externe Agenturen angeschlossen werden. Das können halt nicht nur Übersetzungsbüros sein, das sind auch oft Fotografen oder Texter. Und dann sollte alles, was wir erarbeitet haben, auch fertig sein. Und jetzt geht es wirklich darum, alles zu testen. Also wir testen die Importe, wir lassen die Nutzer die Sachen testen und holen uns dann ein Feedback, machen gegebenenfalls noch kleinere Anpassungen und kommen dann, wenn alles okay ist, werden wir dann nicht nur mit Nutzern, sondern mit allen, die sich mit dem System beschäftigen, noch Anwenderschulungen machen. Und dann kann das System tatsächlich Live gehen. Und in der Hypercare-Phase, die dann danach kommt, nach dem Livegang, unterstützen wir weiter bei der Nutzung des Systems. Da ist es halt tatsächlich so, dass man manchmal manche Nutzer noch so ein bisschen einfangen muss und vielleicht auch begeistern muss für das System, weil es hat sich ja manchmal so ein Prozess eingeschlichen, der für alle auch gut funktioniert, der aber nicht besonders effektiv ist. Und jetzt ist es ja wirklich mal eine Änderung, die auf den ersten Blick vielleicht ein bisschen unschöner aussieht, aber letztlich doch wirklich eine große Erleichterung den einzelnen Mitarbeitern bietet. Und da muss man manchmal noch ein kleines bisschen Überzeugungsarbeit leisten, aber das funktioniert eigentlich auch ausnahmslos immer. Wir fragen dann halt auch, was, ja, was wünscht ihr euch noch. Wo können wir noch weiter was tun und entwickeln daraus eventuell auch ein neues Projekt beziehungsweise sind auch innerhalb eines PIM Projektes oft neue Ideen entstanden, wie sowas alles weitergehen kann. Und das betrachten wir dann sozusagen alles in dieser Hypercare-Phase. So Markus, ich habe das jetzt kurz gemacht.

Projektplanung Beispiel

Markus Kettler: Also wir haben hier beispielhaft nochmal so eine, ja, Projektplanung mit angehangen, dass man nochmal so einen kleinen Einblick davon bekommt. Das heißt, wir versuchen schon direkt von Anfang an, einfach Dinge in dem Plan so, ja, so gut wie möglich festzulegen, dass wir, kann man hier ganz gut sehen, dass sich hier auch dann während der Erstellung von Katalogstrukturen, hier also im gelben Bereich kann man sehen, dass sich dort dieses Fettgedruckte mit dem nicht Fettgedruckten ein bisschen abwechselt. Das heißt, wir haben da auch so ein, so ein, ja, so ein interaktives Vorgehen. Wir gehen halt in die einzelnen Workshops rein, haben immer wieder Abstimmungen dann mit dem Kunden, mit den entsprechenden Abteilungen, mit den entsprechenden Mitarbeitern, die für bestimmte Dinge zuständig sind. Wir haben auch, zum Beispiel, wenn es jetzt darum, irgendwann darum geht, den eigenen Shop mit den Daten zu bespielen, dann gehen wir halt immer mit dem Shop Team ins Gespräch und prüfen dann auch mal, ob wir wirklich alle-, alle Attribute, alle Merkmale haben, die für den Shop notwendig sind. Und dann ist es halt so ein interaktiver Aufbau, dass wir das System nach und nach mit den Informationen anreichern, indem wir halt, ja, in Form von Milestones das halt alles abarbeiten und dann nach und nach den Livegang, aber auch dem dann entgegengehen und wo es dann halt losgehen kann. Genau. Wir haben nochmal als Beispiel für so eine Project Timeline mitgebracht. Das heißt, es kommt natürlich immer dann pro Projekt darauf an, in welchem Umfang wir uns bewegen und dementsprechend wird auch der Zeitplan natürlich angepasst. Aber wir haben hier nochmal aufgeschlüsselt teils von dem PIM Projekt, das wir dann halt hier einfach nur, um nochmal ein Bild zu geben, dass wir nach dem eigentlichen Scoping und der Konzeptphase dann gelernt haben, wie das Unternehmen, ja, wie das Unternehmen funktioniert. Welche Dinge da angepasst werden müssen und es dann halt ins Design geht und dann dementsprechend in die Implementierung. Und das sieht man hier in diesem lila Bereich, und dieses Sprinticon, das soll nochmal darstellen, dass sich halt diese Schritte auch immer wieder quasi wiederholen, ja. Das heißt, wir designen Prozesse, implementieren die Design wieder Attribute für andere Bereiche und das wird dann halt nach und nach quasi implementiert.

Matthias Schnick: Genau, also wir arbeiten auch in PIM Projekten in agil, in Sprints, wie die meisten diva-e Projekte das tun. Und es ist, ja, es ist wirklich, wie Markus gesagt hat, halt ein Beispiel dafür, weil es, also was zumindest jetzt eine Dauer oder einen Zeitplan angeht, das hat wirklich immer sehr viel damit zu tun, was diese Bedarfsanalyse letztlich zeigt. Markus Kettler: Genau, ja. Und wenn wir halt die einzelnen Punkte für das vorher, ja, ermittelte Outcome dann umgesetzt haben, das heißt, wir haben unser, ja, PIM Produkt, das dann fertig für den Livegang ist, dann geht es natürlich noch ins Testing, QA-Phase, um die Dokumentation, das, was wir auch eben informativ auf dem großen Zeitstrahl gesehen haben und dann kann es halt wirklich um den Launch und den Rollout gehen, genau. Das war es nochmal, um den Zeitplan nochmal so ein bisschen, ja, aufzuzeigen, wie das so beispielhaft sein kann. So, von dieser Folie geht es direkt in die Fragerunde. Also ich danke schon mal herzlich und bin gespannt auf Fragen.

Matthias Schnick: Ja, wir freuen uns.

Q&A

Annalena Pscherer: So, vielen Dank euch. Moment. So, jetzt solltet ihr wieder meine Präsentation sehen. Vielen Dank Markus und Matthias, für diese ausführlichen Einblicke in das Thema, PIM/MDM-Systeme erfolgreich integrieren. Kommen wir nun zur Fragerunde. Stellt gerne eure Fragen über die Fragebox an der Seite des Bedienpanels und unsere Experten freuen sich, in den Austausch mit euch zu gehen. Es kam auch schon eine Frage rein, und zwar: Wie lange dauert es, ein PIM Projekt umzusetzen?

Markus Kettler: Danke für die Frage erstmal. Also wie man an diesem Projektplan auch sehen kann, den wir eben einmal kurz gezeigt haben, es kommt halt wirklich darauf an, was wirklich als Ziel für eine PIM Implementierung, ja, ermittelt wird. Ja, also wo auch der Wissensstand im Unternehmen natürlich schon ist. Das heißt, wie muss unsere-, wie tief muss unsere, ja, Befragung und die Ermittlung der Anforderungen ins Detail gehen und wo müssen wir halt überhaupt ansetzen, ja. Und dann spielt es natürlich eine Rolle, welchen Umfang wir dann halt auch gemeinsam ermitteln, ja. Also es ist ein PIM Projekt, das sich dann auf die Produktinformation spezialisiert, müssen viele Kanäle angeschlossen werden, mit den-, und mit den Daten versorgt werden. Gibt es Workflows, die wirklich eingehalten werden müssen, auch vor allem, wenn es um Freigaben und Qualitätsmanagement geht. Also befinden wir uns vielleicht in einem, ja, regulierten Markt, wo wir es da mit Medizinprodukten beispielsweise, wo es wirklich essentiell ist, dass man-, dass die Informationen, die rausgehen, auch wirklich rechtssicher sind, und dass wir dann irgendwie eine, ja, so eine revisionssichere Datenhaltung haben, dass wir alles nachverfolgen können, was auch im System geändert wurde. Dass man sehen kann, wo die Produktinformationen dann auch gelandet sind nachträglich. Das, sowas wirkt sich dann natürlich auch immer auf den Umfang eines Projektes aus und daher kann man das schlecht pauschal sagen. Wie wir eben gesehen haben, hatten wir ein Beispielprojekt, das war hier mit, da muss ich gerade nochmal reinschauen, von Februar bis ungefähr August, das heißt, schon, ja, in einem halben Jahr abgeschlossen bis zum Livegang. Es kann aber halt auch länger dauern. Ich hoffe, das beantwortet die Frage.

Annalena Pscherer: Vielen Dank.

Matthias Schnick: Ja, nein, es hat natürlich auch immer noch so ein bisschen was damit zu tun, wie gut ist der Kunde letztlich vorbereitet. Also was finden wir vor und wie gut kennt er seine Daten. Wenn man da wirklich so eine gute Basis vorfindet, kann das auch schnell gehen. So wie Markus sagt, es kann dann halt in einem halben Jahr oder manchmal auch irgendwie, ja, in fünf Monaten schon gemacht sein. Aber es kann halt auch wirklich länger als ein Jahr dauern. Es spielen da ganz viele Faktoren mit und deshalb gibt es da leider gar nicht so eine pauschale Antwort darauf, was ich mir natürlich manchmal gerne wünschen würde, aber gibt es nicht.

Markus Kettler: Ja. PIM ist halt doch kein Standardding.

Annalena Pscherer: Passt dann auch zur nächsten Frage:

Was ist Ihre Herangehensweise, bereits vorhandene Attribute gegebenenfalls aus Altsystemen zu harmonisieren und zu bereinigen?

Markus Kettler: Ich werde mal eine Antwort versuchen, ich hoffe, das geht in die richtige Richtung. Also zunächst mal müssen wir die bestehenden Daten erfassen. Das kann in der Regel auch, ja, außerhalb des neuen PIM-Systems dann erstmal passieren, dass man schaut, welche Attribute sollen beibehalten werden, welche gehören gegebenenfalls zusammen und wie können die verschmolzen werden. Also wenn wir basierend auf CSV-Dateien oder Excel-Dateien halt die Daten in das neue System importieren initial, ja, dann kann man da auch die gegebenenfalls Attribute miteinander verbinden im Vorgang und das dann-, im Vorfeld und das dann halt importieren. Es ist halt so, es ist wieder eine, glaube ich, eine Detailfrage, welche Möglichkeiten man dann bei den, ja, Vorgängersystemen, bei diesem Systemen, was dann vielleicht abgelöst wird, hat. Was meinst du, Matthias?

Matthias Schnick: Also es gibt dann natürlich auch noch diese andere Herangehensweise, dass man erstmal alle Attribute in das System reinholt und dann wirklich nochmal schaut, was kann man da so ein bisschen mergen, also welche Attribute können wir vielleicht zusammenlegen und das lässt sich ja auch im System noch machen. Das sind oft auch so Sachen, die man dann wirklich im Betrieb oder wenn sich Personen damit beschäftigen, dann nochmal feststellt, dass das ein oder andere Attribut vielleicht doch gar nicht so einen großen Sinn macht, wie man am Anfang dachte. Und dass es sinnvoller wäre, es mit anderen Attributen zusammenzulegen und da vielleicht auch eher eine Auswahlmöglichkeit draus zu machen, damit die Datenvielfalt nicht so groß ist oder nicht so unklar. Das lässt sich tatsächlich auch später noch tun. Also nicht im Vorfeld, also jetzt über Betrachten einzelner Attribute in Excel-Dateien, sondern man kann das dann halt wirklich auch noch im System machen.

Markus Kettler: Ja, da kommt es ja auch darauf an, wie gegebenenfalls halt die Attributtypen sich dann ändern und wie wir da vielleicht eine Anpassung vornehmen. Ja, ob es dann irgendwie so eine, ja, eine Werteliste wird, aus der man dann auswählt, ob es, ja, ein Attribut oder mehrere Attribute innerhalb eines Attributs werden kann, da hat man unterschiedliche Möglichkeiten in den unterschiedlichen Systemen.

Annalena Pscherer: Danke schön. Ich hoffe, die Frage ist damit beantwortet. Dann zur nächsten Frage:

Wir sind uns noch gar nicht sicher, ob wir ein PIM-System brauchen, können Sie uns bei dieser Frage auch helfen oder sollten wir uns davor schon im Klaren sein?

Markus Kettler: Ich würde sagen, eine impulsive Antwort ist eigentlich, dass immer, wenn man in mehreren unterschiedlichen Kanälen irgendwie Produkte platzieren muss, die Daten dann immer mehr, ja, Varianten vorhalten muss, wird man irgendwann nicht drumherum kommen, halt diese Bearbeitungslast zu optimieren. Und das ist halt das, was das PIM-System macht. Und alles Weitere ist halt auch das, was wir dann gerne im kurzen Gespräch irgendwie klären. Also wo es dann auch nicht direkt in eine große, ja, Unternehmensbefragung geht, sondern dass man das einfach in einem Gespräch mit den Verantwortlichen, die sich gerade um das Thema kümmern, bespricht. Was ist denn jetzt das große Ziel, also wo gibt es vielleicht einfach nochmal Hinweise, wo gibt es denn noch Prozesse, an die man noch zu denken hat, die sich durch eine PIM Integration einfach noch optimieren lassen.

Matthias Schnick: Also ich glaube auch, das habe ich ja am Anfang kurz bei meiner Vorstellung gesagt, man wird es brauchen.

Markus Kettler: Deswegen habe ich an dich gedacht.

Matthias Schnick: Es erleichtert wirklich viel. Aber natürlich ist es unsere Aufgabe als Consultants natürlich auch, Sie zu beraten und wenn dann bei dem Sichten der Daten und der Prozesse in Ihrem Unternehmen rauskommt, dass ein PIM nicht nötig ist, weil alles andere auch gut läuft, dann ist das so. Also das kann man durchaus auch evaluieren, ob es nötig ist oder nicht.

Annalena Pscherer: Okay, super. Danke euch. Ich glaube, die Frage ist damit auch beantwortet. Und ich würde dann die Fragerunde beenden und noch auf unseren Ansprechpartner, den Markus aufmerksam machen. Kontaktiert ihn gerne direkt per Mail oder auf LinkedIn, er freut sich auf eure Fragen und sich mit euch über das Thema auszutauschen. Im Nachgang erhaltet ihr natürlich selbstverständlich noch unsere Aufzeichnung des heutigen Webinars sowie die Präsentation zum Download zur Verfügung. Dann sind wir auch am Ende. Vielen Dank für eure Teilnahme. Danke an unsere Referenten, dass ihr dabei wart und diesen spannenden Input geliefert habt. Schaut gerne noch auf unsere Webseite im Newsroom vorbei, dort findet ihr eine Vielzahl an Webinaren, welche ihr euch auch noch On-Demand downloaden und ansehen könnt. Danke für eure Teilnahme, bis zum nächsten Mal. Und ich wünsche euch noch einen schönen Tag.

Matthias Schnick: Danke

Markus Kettler: Danke schön.