Agiles Projektmanagement bei EDEKA Nord

diva-e Expertenbeitrag

"Wir arbeiten agil" - jedes Unternehmen, das derzeit etwas auf sich hält, schreibt sich "Scrum" als Leitbild auf die Fahne. Doch was bedeutet eigentlich agiles Projektmanagement? Was ist der große Vorteil der agilen Vorgehensweise und wo liegen ihre Grenzen? Wie strikt muss das "Agile Manifest" im Projektalltag eingehalten werden und wie kann ich die Vorteile des klassischen Projektmanagements nutzen? Diese Fragen kamen mir bei meinem Wechsel zu diva-e in den Sinn. Meine bisherige Projektarbeit basierte ausschließlich auf dem klassischen Projektmanagement. Es reizte mich, die agile Vorgehensweise kennenzulernen, von der zwischenzeitlich jeder gesprochen hatte. Auch diva-e setzte sich bereits umfassend mit dem agilen Projektmanagement auseinander. Das Projekt mit dem diva-e Kunden EDEKA Nord ist nur ein Beispiel von vielen Success-Stories, die schließlich meine anfängliche Skepsis verschwinden ließ.

diva-e realisierte die E-Food-Plattform für EDEKA Handelsgesellschaft Nord GmbH mittels agiler Methoden

Im Oktober 2013 startete diva-e mit der Entwicklung eines flexiblen Shop-in-Shop-Systems für die EDEKA Nord. Seit März 2015 haben Kunden die Möglichkeit, in ausgewählten Märkten der Region ihre Lebensmittel online einzukaufen. Nach und nach werden weitere nationale Regionen angeschlossen. Neben der Umsetzung des Online-Shops, der auf die Bedürfnisse des Endverbrauchers abgestimmt ist, wurde in dem Projekt eine individualisierbare Online-Plattform entwickelt. Diese ermöglicht den selbständigen Marktleitern der EDEKA Nord ihren Markt anzuschließen und ihr Sortiment verkaufsfähig anzubieten.

Das Projekt wurde mittels agiler Methoden umgesetzt, die mit Elementen des klassischen Projektmanagements kombiniert wurden. Hierzu zählte das Dokumentations- und Berichtswesen, welches die genossenschaftliche Struktur der EDEKA Nord erforderte. So gelang es, effizient eine neue Plattform zu schaffen, die zukünftig allen am Cross-Channel interessierten Kaufleuten des EDEKA-Verbundes zur Verfügung stehen kann.

Dieses diva-e Kundenprojekt gibt einen kleinen Einblick, was man unter einer agilen Projektumsetzung versteht. Aber mir war klar, da muss noch mehr dahinterstecken.

Agiles Projektmanagement bei EDEKA Nord

Ein agiles Projekt - was heißt das?

Das Leitbild des agilen Projektmanagements basiert auf den Werten und Prinzipien, die im "Agilen Manifest" festgehalten sind. Da heißt es unter anderem: "Individuen und Interaktionen schätzen wir mehr als Prozesse und Werkzeuge", "Zusammenarbeit mit dem Kunden schätzen wir mehr als Vertragsverhandlungen" und "Reagieren auf Veränderung schätzen wir mehr als Befolgen eines Plans". Für einen Projektleiter aus dem klassischen Umfeld klingt das zunächst sehr beängstigend. Bedeutet dies, dass ich keine Projektplanung und keine Vertragsverhandlungen benötige und keiner im Team Prozesse befolgen wird? Schnell erkannte ich, dass dies nicht der Fall ist und die agile Vorgehensweise einige Vorteile mit sich bringt.

Projektplanung im agilen Projektumfeld - der Planungsstil ist entscheidend

Auch wenn das agile Vorgehen keinen Projektstrukturplan kennt, bedeutet es nicht, dass es keinerlei Projektplanung gibt. Auch hier ist die Planung der benötigten Ressourcen essentiell. Vor allem für Unternehmen, die parallel laufende Projekte mit begrenzten Ressourcen bedienen müssen, ist dies ausschlaggebend. Ein Projekt agil umzusetzen, bedeutet aus meiner Sicht nicht, dass auf eine grobe Projektplanung zu Beginn, eine Definition des Projektablaufs und die Festlegung der Projektstruktur verzichtet werden muss. Der wesentliche Unterschied liegt hier im Planungsstil. Während bei der klassischen Umsetzung das Projekt in seiner Gesamtheit geplant und bewertet wird, plant man im agilen Projektmanagement inkrementell. Kurze Planungszyklen bieten ein hohes Maß an Flexibilität und ermöglichen eine Projektentwicklung bzw. setzen nicht voraus, dass das finale Projektergebnis vorab akribisch definiert werden muss.

Agiles Vorgehen = arbeiten ohne Projektziel?

Nein, auch im agilen Projektmanagement gibt es ein übergeordnetes Projektziel oder zumindest eine Vision, die in der Projektarbeit verfolgt wird. Das Ziel muss zum Projektstart nicht exakt definiert sein, da es im Laufe der Projektentwicklung entsteht. Hierbei ist der Projektauftraggeber maßgeblich beteiligt. Dieses Vorgehen ist in einer dynamischen Arbeitswelt, bei der Veränderungen auf der Tagesordnung stehen, zielführend und ließ mich die vielen Change Requests, die für Anpassungen des Projektscopes im klassischen Umfeld geschrieben werden mussten, schnell vergessen.

Anforderungen bestimmen das Projekt und nicht das Projekt die Anforderungen

Ich hatte schnell verstanden, weshalb diva-e so stark auf das agile Projektvorgehen setzt. Für die meisten Kunden ist es sehr schwierig, bereits zu Projektbeginn all ihre Anforderungen klar zu definieren und somit das gewünschte Projektergebnis vollumfänglich festzulegen. Beispielsweise besteht zwar der Wunsch, ein neues Content-Management-System einzuführen, jedoch ist zu diesem Zeitpunkt häufig nicht bekannt, welche Abhängigkeiten es unternehmensintern geben wird. Zudem ist oftmals unklar, welche Schnittstellen hier angebunden werden können und wie benötigte Features oder auch die spätere Nutzung durch Editoren genau aussehen. Wird dieses Vorhaben agil geplant und umgesetzt, wird der Kunde stark in die Entwicklung des Projekts miteinbezogen und kann Wünsche und Veränderungen ohne großen Aufwand einbringen. Dabei wird gemeinsam mit dem Kunden ein Backlog anstelle eines vorab erstellen Lasten- und Pflichtenhefts angelegt und über die Projektlaufzeit gemeinsam weiterentwickelt. Ein regelmäßiges Projektcontrolling und -reporting helfen zusätzlich beiden Seiten dabei, auch finanziell auf Kurs zu bleiben. Dies ist aus meiner Erfahrung nicht nur Pflichtbestandteil des klassischen Projektmanagements, sondern auch bei agilen Methoden.

Teamgedanke und KVP bringen das Projekt voran

Als großen Vorteil des agilen Projektmanagements habe ich den ausgeprägten Teamgedanken erkannt. Das Team organisiert sich im Wesentlichen selbst und es bedarf keinen Projektleiter, der strikt Aufgaben an die Projektmitglieder nach einem Projektstrukturplan zuweist. Das entlastet nicht nur den Projektleiter, sondern erhöht auch die Motivation der Teammitglieder, die ihre Aufgaben innerhalb des Teams selbst organisieren und dabei deutlich besser ihre Stärken und auch Ideen einbringen können. Die nach jedem Sprint geplante Retrospektive ermöglicht zusätzlich einen Erfahrungsaustausch im Projektteam und fördert den Verbesserungsprozess im Team und Projekt.

Agiles Projektmanagement - die absolute Wunderwaffe?

Zusammenfassend kann ich aus meinen bisherigen Erfahrungen sagen, dass es nicht die eine Projektmethode gibt, die für alle Projekte zielführend ist. Bei der Wahl der richtigen Methode sind sowohl die Projektcharakteristika als auch die festgesetzten Rahmenbedingungen entscheidend. Es ist jedoch nicht zwingend notwendig, Methoden strikt voneinander zu trennen und durchaus hilfreich auch im agilen Vorgehen Elemente des klassischen Projektmanagements einzusetzen, um von den Vorteilen beider Methoden zu profitieren.