Die Einführung eines neuen Systems – ob CRM, ERP oder CDP – ist für jedes Unternehmen ein komplexes Projekt. Gerade in der Pharma-Branche sind die Anforderungen besonders hoch und ausschlaggebend für den Erfolg einer Migration: Daten müssen nicht nur konsistent, sondern auch rechtlich wasserdicht sein. Prozesse sind oft international verzahnt, und die Compliance-Anforderungen erhöhen die Komplexität zusätzlich.
Damit eine Migration zwischen dem Altsystem und der neuen Software gelingt, braucht es mehr als nur die rein technische Umsetzung. Entscheidend sind klare Ziele, ein sauberes Projekt-Set-up, eine gute Datenbasis und, vor allem: Die Akzeptanz der Nutzer:innen.
Unsere 5 Erfolgsfaktoren mit zugehöriger Checkliste zeigen, wie ein typischer Projektablauf aussieht und wie wir diesen gemeinsam mit unseren Kunden gestalten und welche Schritte dabei unverzichtbar sind.
1. Strategie & Stakeholder:innen: Die Basis für jede Migration
Eine erfolgreiche Migration beginnt nicht mit der Technologieauswahl, sondern mit einer klaren Zielsetzung und einem gemeinsamen Verständnis. Hierauf sollten Sie besonders achten:
✓ Ziele definieren und kommunizieren
→ Welche Probleme soll das neue CRM lösen? Welche Chancen ergeben sich für Marketing, Pharma Vertriebsteams und Medical Teams?
✓ Stakeholder:innen und Interessengruppen identifizieren
→ Wer ist betroffen (Sales, Medical, Marketing, Compliance)? Zu welchem Zeitpunkt sollten diese informiert und eingebunden werden?
✓ Management-Sponsoring sichern
→ Ohne Top-Management kein Erfolg: Das C-Level sorgt für Budgetfreigaben, setzt die Prioritäten, entscheidet über den Projektzeitraum und fungiert als sichtbares Vorbild im Projektalltag.
Gerade im Pharma-Umfeld ist es wichtig, dass das Management auch die besonderen regulatorischen Anforderungen versteht und aktiv mitträgt – etwa im Hinblick auf Compliance-Freigaben, internationale Regularien und die Zusammenarbeit zwischen Medical, Marketing und Vertrieb.
2. Projektorganisation: Struktur schafft Sicherheit
Systemmigrationen sind komplex – gerade in der Pharma-Branche mit langen Freigabezyklen und regulatorischen Anforderungen. Zusätzlich erschwert werden Projekte durch die Vielzahl an Stakeholder:innen, die oft in internationalen Strukturen arbeiten und deren Anforderungen frühzeitig abgestimmt werden müssen. Die richtige Projektorganisation schafft Struktur und legt wichtige Milestones fest. Was ist dabei wichtig?
✓ Projektteam bilden
→ Benennen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar und ziehen Sie ggf. auch direkt zu Anfang externe Expertise hinzu. Gerade bei komplexen globalen Projekten ist es wichtig, von Anfang an klare Verantwortlichkeiten zu definieren und Kommunikationswege festzulegen, damit Abstimmungen effizient ablaufen.
✓ Projektplanung erstellen
→ Berücksichtigen Sie bei der Planung Abhängigkeiten (z. B. andere Systeme), planen Sie feste Testphasen ein und definieren Sie direkt zu Start wichtige Meilensteine (Pilot, Roll-out, spätere Feature-Einführungen etc.). So bleibt das Projekt steuerbar und die Fortschritte sind für alle transparent sichtbar.
✓ Realistisches Budget festlegen
→ Neben Lizenzen sollten auch Schulung, Wartung, Change-Management und Compliance-Kosten einkalkuliert werden.
Im Pharma- und MedTech-Umfeld ist es entscheidend, nicht alle Funktionen auf einmal, sondern schrittweise anhand klar definierter Use Cases einzuführen. Eine Roadmap hilft, diese Schritte sinnvoll zu priorisieren, ausreichende Testzyklen einzuplanen und die Compliance-Vorgaben konsequent einzuhalten.
3. Daten & Systeme: Qualität vor Quantität
Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die darin gepflegt werden. Eine Migration bietet daher den idealen Moment, um Altlasten zu bereinigen, Dubletten zu entfernen und die Datenbasis von Grund auf richtig aufzusetzen.
✓ Daten bereinigen und konsolidieren
→ Veraltete oder unvollständige Daten sollten vorab geprüft und angepasst werden. In einem Workshop kann geprüft werden, welche Potentiale das neue System mitbringt und wie die Daten dafür gepflegt sein müssen.
✓ Rechtliche Fragen klären
→ Datenschutz, GxP-Compliance und Audit-Trails sind Pflicht im Pharma-Bereich. Dafür sollten klare Dokumentationsprozesse etabliert werden, um bei Audits oder Inspektionen jederzeit Nachweise über die Daten- und Systemintegrität vorlegen zu können.
✓ Passende Lizenzen erwerben
→ Welche Lizenzmodelle werden benötigt? Informieren Sie sich frühzeitig über die verschiedenen Lizenz- und Preismodelle, da diese je nach Nutzeranzahl, Datenvolumen und Erweiterungen stark variieren können.
In der Pharma-Branche ist es besonders wichtig, Stammdaten und sensible Kundendaten systematisch zu harmonisieren. Nur so lassen sich regulatorische Anforderungen wie GxP zuverlässig erfüllen und gleichzeitig die Basis für datengetriebene Services und KI-gestützte Analysen schaffen.
4. Change-Management & Adaption: Der Mensch im Mittelpunkt
Der Erfolg des neuen CRM-Systems hängt maßgeblich davon ab, wie gut es von den Mitarbeitenden angenommen wird. Daher sollten diese auch frühzeitig zum neuen System informiert und unterstützt werden.
✓ Key-User:innen einbinden
→ Power-User:innen bringen Praxiswissen ein und wirken als Multiplikator:innen in den Teams. Binden Sie einige dieser Nutzer:innen frühzeitig in den Piloten ein und nutzen Sie ihr Feedback, um die Einführung im gesamten Unternehmen besser auszurichten und die Akzeptanz zu erhöhen.
✓ Trainings und Kommunikation
→ Schulungen sind das A und O für die Migration. Sie sollten interessant, praxisnah und vom Zeitrahmen passend aufgesetzt sein. Das Feedback, was hierbei zurückgespielt wird, sollten Sie ernst nehmen und als Chance zur Verbesserung nutzen.
✓ Kontinuierliche Verbesserung
→ Migrationen enden typischerweise nicht mit dem Go-live, sie gehen oft darüber hinaus und sollten auch so geplant sein (Stichwort: Neue Funktionalitäten nicht auf einmal ausrollen). Zudem müssen Systeme gepflegt, Daten aktualisiert und Prozesse weiterentwickelt werden. Nutzen Sie die Zeit nach dem Go-live, um Erfahrungen aus der Praxis zu sammeln, kleinere Anpassungen vorzunehmen und die Nutzer:innen schrittweise an weitere Funktionen heranzuführen.
In der Pharma-Branche ist Change-Management doppelt herausfordernd: Einerseits müssen die Maßnahmen die Nutzung fördern und regulatorische Vorgaben adressieren, andererseits erfordern Rollen wie Außendienst und Medical Science Liaisons besonders intensive Schulungen, da diese Gruppen oft nicht im Büro arbeiten und damit spezielle Anforderungen an das System haben.
So begleiten wir unsere Kunden
Bei uns folgt jede Systemmigration einem bewährten Ablauf:
Discovery & Zieldefinition – Wir verstehen den Status-quo und erarbeiten gemeinsam die Zielbilder.
Projektplanung & Set-up – Teams, Rollen und Prozesse werden festgelegt.
Implementierung & Test – Wir begleiten die technische Umsetzung und stellen Datenqualität sicher.
Go-Live & Training – Wir sorgen dafür, dass alle Beteiligten startklar sind.
Kontinuierliche Begleitung – Wir bleiben Partner auch nach dem Go-Live, um Optimierungen voranzutreiben.
Systemmigrationen sind kein Sprint, sondern ein Marathon, welchen wir als strategischer Partner von Anfang an mitbegleiten. Anhand unserer strukturierten Checkliste lassen sich Risiken minimieren, Ressourcen effizient einsetzen und die Akzeptanz sichern. Besonders in Pharma-Unternehmen sind Datenqualität, Compliance und Change-Management zentrale Erfolgsfaktoren.
Wer diese Aspekte berücksichtigt, schafft die Grundlage für ein CRM-System, das echten Mehrwert bietet und langfristig skalierbar bleibt. Pharmaunternehmen, die CRM als strategischen Enabler verstehen, legen damit das Fundament für nachhaltiges Wachstum und eine starke Wettbewerbsposition. Sie sichern regulatorische Konformität, erfüllen, oder übertreffen Kundenerwartungen und nutzen zugleich die Potenziale neuer Technologien wie KI und Automatisierung.
Wir stehen Ihnen auf diesem Weg gern zur Seite!
