Content Management Systeme (CMS) haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend weiterentwickelt. Was früher vor allem der zentralen Pflege einzelner Webseiten diente, ist heute ein wichtiger Baustein für die gesamte digitale Experience eines Unternehmens.
Inhalte werden längst nicht mehr nur auf Webseiten ausgespielt, sondern über Landingpages, Apps, Portale oder Commerce-Plattformen hinweg genutzt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Personalisierung, internationale Rollouts, Governance und Time-to-Market. Entsprechend geht es bei der Auswahl eines Content Management Systems (CMS) heute um mehr als den Vergleich einzelner Funktionen. Entscheidet ist vielmehr, welche CMS-Plattform die eigenen Geschäftsprozesse langfristig unterstützt und sich sinnvoll in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.
In diesem Artikel zeigen wir, worauf Unternehmen bei der Auswahl eines CMS achten sollten, welche Kriterien wirklich relevant sind und welche typischen Fehler sich im Evaluierungsprozess vermeiden lassen.
Was ist ein CMS und welche Optionen gibt es?
Ein Content Management System (CMS) bildet die Grundlage für die Erstellung, Verwaltung und Ausspielung digitaler Inhalte. Es ermöglicht Redaktions- und Marketing-Teams und anderen Fachbereichen, Inhalte unabhängig von der IT zu pflegen und über verschiedene Kanäle hinweg bereitzustellen. Damit ist ein CMS heute ein zentraler Baustein der digitalen Experience eines Unternehmens.
Moderne CMS-Plattformen verfolgen dabei unterschiedliche Architekturansätze, die sich vor allem in ihrer Flexibilität, Integrationsfähigkeit und Komplexität unterscheiden:
integrierte (DXP-nahe) Plattformen
composable/API-first Plattformen
Welche Variante für Ihre Anforderungen die richtige ist, hängt stark von der bestehenden Systemlandschaft, den internen Prozessen und den langfristigen Digitalzielen Ihres Unternehmens ab. Während einige Organisationen vor allem eine zentrale, stark gesteuerte Plattform benötigen, setzen andere bewusst auf maximale Flexibilität und eine entkoppelte Architektur, um schneller auf neue Anforderungen reagieren zu können.
In der Praxis ist die Entscheidung daher nicht nur rein technisch, sondern immer auch strategisch: Sie bestimmt, wie Inhalte künftig organisiert, verteilt und weiterentwickelt werden und wie gut das CMS mit der gesamten digitalen Architektur des Unternehmens zusammenspielt.
Wann ist ein neues CMS sinnvoll?
Nur wenige Unternehmen ersetzen ihr CMS, weil das bestehende System plötzlich nicht mehr funktioniert. Häufig entwickeln sich die Herausforderungen über Jahre hinweg. Typische Anzeichen, die wir in der Praxis bei veralteten CMS-Plattformen beobachten:
Kampagnen und Landingpages benötigen zu viel Zeit bis zur Veröffentlichung
Marketing und Redaktion sind selbst bei einfachen Änderungen auf die IT angewiesen
Inhalte und Assets werden mehrfach gepflegt und internationale Websites entwickeln sich zunehmend uneinheitlich
Personalisierung und Omnichannel-Ausspielung lassen sich nur schwer skalieren
Hinzu kommen technische Herausforderungen, die den Bedarf für ein neues CMS zusätzlich verstärken:
Die Anforderungen an Performance, Sicherheit und Compliance steigen
Die bestehende CMS-Landschaft ist technologisch veraltet und lässt sich nur mit hohem Aufwand weiterentwickeln
Replatforming oder eine geplante Cloud-Transformation lassen sich mit der bestehenden Architektur nur schwer umsetzen
Die Integration in bestehende MarTech-, Commerce- und Datenlandschaften ist eingeschränkt
Ein zentrales Content- und Asset-Management sowie ein einheitliches Content-Operating-Modell fehlen
Treffen mehrere dieser Punkte zu, lohnt sich ein genauerer Blick auf die bestehende Plattform. Themen wie Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und steigende Anforderungen an die digitale Experience sind häufige Gründe, die bestehende CMS-Landschaft neu zu bewerten.
Learnings aus der Praxis: Erst das Zielbild, dann die Plattform
Wie wichtig es ist, ein CMS im Zusammenspiel mit der gesamten Systemlandschaft zu betrachten, zeigt die CMS-Modernisierung eines internationalen Unternehmens, die unsere Expert:innen von diva-e Conclusion begleiten durften. Bei der Auswahl der neuen Plattform spielte insbesondere die Integration in DAM, Analytics, Personalisierungs-Tools sowie das ECommerce System und der bereits bestehenden IT-Landschaft eine Rolle.
Ein entscheidender Vorteil in der Auswahl: Das Unternehmen hatte bereits früh ein klares Zielbild für die zukünftige digitale Experience, das Rollenmodell und die Governance entwickelt. Gemeinsam mit Business, Redaktion, IT, Security und Operations wurden konkrete Use Cases definiert sowie Migration und notwendige Integrationen betrachtet. Auf dieser Grundlage fiel die Entscheidung für eine große Enterprise-Experience-Plattform.
Auch die Anbieter-Demo orientierte sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens. Reale Inhalte sowie konkrete Länder- und Marken-Szenarien machten sichtbar, wie gut die Plattform die späteren Anwendungsfälle abbilden konnte.
Der erste Rollout wurde bewusst als skalierbares Fundament geplant. So ließ sich die Plattform nach dem Go-live schrittweise erweitern, ohne direkt neue technische Schulden aufzubauen.
Worauf sollten Unternehmen bei der CMS-Auswahl achten?
Viele Evaluierungsprojekte starten mit umfangreichen Feature-Listen und vergleichen Anbieter bereits sehr früh. Für einen belastbaren Auswahlprozess sollten jedoch frühzeitig Business-Ziele definiert, konkrete Anwendungsfälle dokumentiertund alle relevanten Stakeholder:innen einbezogen werden. Daraus lassen sich die Kriterien ableiten, anhand derer die verschiedenen Plattformen anschließend bewertet werden.
Zu den wichtigsten Kriterien gehören:
Eine wichtige Rolle spielt dabei auch die Anbieter-Demo. Hier sollten nicht nur möglichst viele Standardfunktionen gezeigt werden – im optimalen Set-up erstellen Sie vor der Demo entsprechende Szenarien mit Praxisbezug, die Sie dem Anbieterzur Vorbereitung zukommen lassen.
So lässt sich beispielsweise testen, wie eine typische Landingpage erstellt, Content über verschiedene Länder hinweg wiederverwendet oder ein Freigabeprozess umgesetzt wird. Je näher die Demo an den realen Arbeitsabläufen liegt, desto aussagekräftiger wird der Vergleich.
Welche Rolle spielt die Architektur für ein CMS?
Neben Funktionen und Benutzerfreundlichkeit sollte bei der CMS-Auswahl frühzeitig auch die bestehende Architektur berücksichtigt werden. Sie ist die Basis und beeinflusst, wie flexibel sich die Plattform in bestehende Systeme integrieren lässt, wie Inhalte über unterschiedliche Touchpoints ausgespielt werden und wie gut sich die Lösung langfristig weiterentwickeln lässt.
Traditionelle CMS verbinden Content Management und Frontend meist eng miteinander. Moderne Plattformen setzen dagegen zunehmend auf flexiblere Architekturen.
Für Unternehmen mit komplexeren digitalen Anforderungen sind dabei vor allem zwei Ansätze relevant:
vereint Content Management, Governance und Workflows in einer zentralen Plattform
bieten häufig standardisierte Funktionen für Personalisierung, Asset Management oder Marketing
ermöglichen die zentrale Steuerung von Inhalten, Prozessen und der Digital Experience
eignen sich insbesondere für komplexe Strukturen mit hohen Anforderungen an Governance und Skalierbarkeit
setzen auf eine modulare Architektur und die strukturierte Verwaltung von Inhalten
trennen Content Management und Ausspielung und unterstützen damit auch Headless-Szenarien
lassen sich flexibel in bestehende Systemlandschaften integrieren oder mit weiteren Lösungen aus Commerce, PIM, DAM oder Marketing kombinieren
bieten hohe Flexibilität, erfordern dafür aber häufig mehr Aufwand bei Architektur, Integration und Betrieb
Welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist, hängt nicht davon ab, welche Architektur aktuell im Trend liegt. Entscheidend ist, welcher Ansatz zu Ihrer bestehenden Systemlandschaft, den internen Prozessen und den langfristigen Digitalzielen passt. Auch hybride Modelle sind möglich – die Grenzen zwischen den verschiedenen Ansätzen sind in der Praxis zunehmend fließend.
Learnings aus der Praxis: klein starten, international skalieren
Auch bei unserem Kunden dmTECH stand die Wahl eines neuen CMS an, um die Karriereplattform der gesamten Unternehmensgruppe dm zu modernisieren. Als Pilot wurde zunächst das Karriereportal von dmTECH auf einer neuen CMS-Plattform umgesetzt. Die Idee dahinter: Die Employer Experience sollte sich stärker an der Customer Experience im Handel orientieren. Dafür wurde eine Composable CMS-Architektur gewählt, die unter anderem eine flexible Anbindung weiterer Systeme ermöglicht.
Nach dem erfolgreichen Go-live wurde die Plattform schrittweise auf weitere dm Landesgesellschaften ausgerollt. Heute kommt das CMS in mehr als 14 Länder zum Einsatz, vereinfacht die Verwaltung von Inhalten, unterstützt schnellere Rollouts und wird stetig weiterentwickelt.
Das Projekt zeigt, wie wichtig es ist, bereits bei der CMS-Auswahl die spätere Skalierung mitzudenken. Ein klar abgegrenzter Pilot kann dabei helfen, Architektur und Prozesse zunächst im realen Einsatz zu validieren und anschließend auf weitere Märkte zu übertragen.
Hier erfahren Sie mehr zur dm Success Story.
Wie zukunftssicher ist das neue CMS?
Neben dem funktionalen und technischen Fit sollte bei der CMS-Auswahl auch die langfristige Entwicklung der Plattform eine Rolle spielen. Schließlich ist die Entscheidung für ein CMS meist langfristig angelegt. Die Plattform soll über Jahre hinweg weiterentwickelt werden und mit dem Unternehmen und seinen Anforderungen wachsen. Deshalb lohnt sich auch ein genauer Blick auf den Anbieter und sein Ökosystem. Wichtige Indikatoren für eine langfristig sichere Investition sind:
eine klare und nachvollziehbare Produkt-Roadmap
eine kontinuierliche Cloud-native Weiterentwicklung
gut dokumentierte und langfristig unterstützte APIs
regelmäßige Sicherheits- und Plattformupdates
ein etabliertes Partner- und Entwicklernetzwerk
transparente Betriebs- und Supportmodelle
Referenzen mit vergleichbarer Größe und Komplexität
ein erweiterbares Ökosystem, das je nach Plattform auch angrenzende Anforderungen wie DAM, Analytics, Testing, Personalisierung oder Commerce abdecken kann
Entscheidend ist, ob sich die Plattform langfristig weiterentwickeln und gut mit anderen Lösungen verbinden lässt. Bei einer Technologieentscheidung, die über mehrere Jahre trägt, sollte deshalb nicht nur der aktuelle Funktionsumfang zählen, sondern auch, wie gut sich Plattform und Anbieter weiterentwickeln.
Tipp: KI-Prozesse in Content Management Systemen mitdenken
Auch Künstliche Intelligenz spielt zunehmend eine zentrale Rolle und sollte in der strategischen Bewertung eines Anbieters genau betrachtet werden. In den nächsten 3–5 Jahren werden KI-gestützte Content- und Asset-Prozesse, automatisierte Content Supply Chains sowie die schnelle Erstellung und Optimierung von Landingpages zum Standard. Ebenso gewinnen KI-basierte Personalisierung in großem Maßstab, intelligente Content-Modularisierung und die automatisierte Ausspielung über Headless- und Hybrid-Architekturen an Bedeutung. Damit verschiebt sich der Fokus von reiner Content-Verwaltung hin zu stark datengetriebenen, automatisierten und vernetzten Content-Ökosystemen, in denen KI als verbindendes Element zwischen Content, Commerce und Daten fungiert.
Die tatsächlichen Kosten einer CMS-Plattform
Bei der Budgetplanung konzentrieren sich viele Unternehmen zunächst auf Lizenzkosten. Für die realistische Bewertung sollten jedoch auch weitere Aufwände für Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise:
Strategie und Konzeption
Anzahl der Websites, Länder, Marken oder Sprachen
Migration bestehender Inhalte und Assets
Integration weiterer Systeme
Qualitätssicherung und Testing
Schulungen & Change Management
Übersetzungen & Datenbereinigung
Betrieb und kontinuierliche Weiterentwicklung
Auch der Return on Investment sollte über einen reinen Vergleich der Lizenzkosten mit der bisherigen Plattform hinausgehen. Relevante Erfolgskennzahlen können beispielsweise eine kürzere Time-to-Market, geringere manuelle Aufwände, eine bessere Wiederverwendung von Inhalten oder effizientere Rollouts neuer Websites, Marken und Länder sein.
In 3 Schritten zur Auswahl Ihres CMS
Ziele, Prozesse und Anforderungen definieren: Bevor Plattformen verglichen werden, sollte klar sein, welche Ziele das neue CMS unterstützen, welche Prozesse verbessert und welche Anforderungen langfristig erfüllt werden sollen. So entsteht eine belastbare Grundlage für die eigentliche Technologieentscheidung.
An realen Use Cases und Business-Zielen bewerten: Feature-Listen allein zeigen selten, wie gut ein CMS zum Unternehmen passt. Konkrete Use Cases und messbare Business-Ziele helfen, Anbieter unter realistischen Bedingungen zu vergleichen und Unterschiede sichtbar zu machen.
Relevante Teams von Anfang an einbeziehen: Eine CMS-Entscheidung betrifft zahlreiche Bereiche des Unternehmens: Redaktion, Marketing, IT, Daten-Teams und Security sollten deshalb frühzeitig in die Evaluation eingebunden werden. So fließen unterschiedliche Anforderungen in die Entscheidung ein.
Fazit
Die Wahl eines neuen CMS ist mehr als eine reine Technologieentscheidung. Entscheidend ist, welches System zu den eigenen Zielen, Prozessen und zur bestehenden Systemlandschaft passt – und sich gleichzeitig langfristig weiterentwickeln lässt.
Unsere Praxisbeispiele zeigen: Wer zunächst ein klares Zielbild entwickelt, konkrete Use Cases definiert und die relevanten Teams einbezieht, schafft eine deutlich bessere Grundlage für die Auswahl. Dabei sollte nicht nur der aktuelle Funktionsumfang zählen, sondern auch Architektur, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und die Zukunftsfähigkeit von Plattform und Anbieter. Das passende CMS ist deshalb nicht automatisch das mit den meisten Funktionen. Es ist die Plattform, die die digitale Experience heute unterstützt und gleichzeitig genügend Spielraum für die Anforderungen von morgen bietet.
Als erfahrener Digitalisierungspartner unterstützen wir Sie gern bei der Auswahl eines passenden Content Management Systems und begleiten Sie von der Strategie und Evaluation bis zur Implementierung und zum Betrieb.
