Sind Sie bereit für den Digital Product Pass?

Beispiel: Ein Unternehmen verkauft Möbel und Wohnaccessoires und hat mehrere tausend Produkte im Sortiment. Auf den ersten Blick ist dieses Unternehmen technisch gut aufgestellt. Die wichtigsten Produktinformationen werden im PIM gepflegt, kaufmännische Daten liegen im ERP, Bilder und andere Medien im DAM. Informationen von Lieferanten kommen über verschiedene Wege ins Unternehmen. Eigentlich funktioniert das alles ganz gut. 

Als sich das Unternehmen intensiver mit dem Digital Product Passport beschäftigt, taucht allerdings eine Frage auf: Woher kommen eigentlich all die Informationen, die künftig für ein Produkt benötigt werden – und wie zuverlässig sind sie? 

Bei genauerem Hinsehen wird schnell klar: Es gibt nicht die eine Produktdatenquelle. 

• Ein Teil der Informationen liegt im PIM. 

• Andere Angaben kommen aus dem ERP. 

• Nachhaltigkeitsinformationen werden von Lieferanten bereitgestellt und teilweise manuell übertragen.  

• Manche Daten sind vollständig, andere fehlen bei einzelnen Produkten. 

  
  

Das Problem ist also nicht unbedingt, dass zu wenige Daten verfügbar sind. Das Problem ist, dass niemand auf Anhieb sagen kann, wie vollständig, aktuell und konsistent die Daten tatsächlich sind. 

Hier wäre es wenig sinnvoll, jetzt einfach ein weiteres System einzuführen. Zunächst muss das Unternehmen verstehen, wo es aktuell steht. 

Genau an diesem Punkt kommt ein Digital Product Passport Audit ins Spiel. Statt direkt eine technische Lösung vorzugeben, wird die bestehende Situation systematisch untersucht. 

Dabei geht es beispielsweise um Fragen wie: 

• Welche Produktdaten sind bereits vorhanden? 

• Wo werden sie gespeichert? 

• Welche Informationen kommen von Lieferanten? 

• Wie werden die Daten zwischen den Systemen ausgetauscht? 

• Wo fehlen Informationen? 

• Wie werden Produktdaten heute gepflegt? 

• Wer ist für welche Daten verantwortlich? 

• Wo gibt es manuelle Arbeitsschritte oder Medienbrüche? 

  
  

So entsteht nach und nach ein deutlich klareres Bild der bestehenden Produktdatenlandschaft. 

Eine häufige Annahme lautet: „Wir haben bereits ein PIM – damit sind wir für den Digital Product Passport technisch vorbereitet.“ 

Das kann ein wichtiger Baustein sein, beantwortet die eigentliche Frage aber noch nicht. Ein PIM kann Produktdaten zentral verwalten. Aber: Ob die Daten darin vollständig, konsistent und für die künftigen Anforderungen geeignet sind, hängt von vielen weiteren Faktoren ab. 

Dazu gehören beispielsweise: 

• Welche Attribute werden überhaupt erfasst? 

• Wie werden Daten aus anderen Systemen übernommen? 

• Wie werden Lieferantendaten integriert? 

• Wie werden fehlende Informationen erkannt?

• Wer ist für bestimmte Daten verantwortlich? 

• Wie werden Änderungen über die verschiedenen Systeme hinweg verarbeitet? 

  
  

Beim Digital Product Passport geht es daher nicht nur um Systeme, sondern um das Zusammenspiel von Daten, Prozessen, Verantwortlichkeiten und Technologie. 

Das Digital Product Passport Audit verfolgt deshalb einen systemunabhängigen Ansatz. Bestehende Lösungen sollen zunächst objektiv bewertet werden, bevor über Weiterentwicklungen oder Veränderungen entschieden wird. 

Sie erhalten nach dem Audit nicht einfach die Aussage „bereit“ oder „nicht bereit“. Stattdessen entstehen mehrere konkrete Ergebnisse: 

• DPP Readiness Score: Der Readiness Score gibt einen strukturierten Überblick darüber, wie gut das Unternehmen auf den Digital Product Passport vorbereitet ist. 

• Product Data Maturity Assessment: Zusätzlich wird das Reifegradniveau der Produktdaten betrachtet. Dadurch lässt sich besser einordnen, wo die Organisation aktuell steht. 

• Gap-Analyse: Die Gap-Analyse macht sichtbar, welche Daten, Prozesse, Governance-Strukturen oder technischen Voraussetzungen fehlen. 

• Executive Summary: Die wesentlichen Ergebnisse werden für die Entscheidungsfindung zusammengefasst. 

• Priorisierte Roadmap: Besonders wichtig für die praktische Umsetzung ist die priorisierte Roadmap. Sie unterscheidet zwischen kurzfristigen Maßnahmen beziehungsweise Quick Wins sowie mittel- und langfristigen Schritten. 

  
  

Damit wird aus einer abstrakten regulatorischen Herausforderung ein konkreter Handlungsplan. 

Zurück zu unserem fiktiven Beispiel: Das Unternehmen entdeckt im Audit mehrere Handlungsfelder. Nicht jedes Problem muss sofort gelöst werden. Ein sinnvoller Fahrplan kann beispielsweise zunächst diejenigen Maßnahmen priorisieren, die eine besonders große Wirkung auf die Datenqualität haben. 

Dazu könnten – abhängig von den tatsächlichen Ergebnissen des Assessments – etwa folgende Fragestellungen gehören: 

1. Welche Produktdaten fehlen besonders häufig? 

2. Welche Datenquellen liefern uneinheitliche Informationen? 

3. Wo sind Verantwortlichkeiten unklar? 

4. Welche Prozesse verursachen manuelle Nacharbeit? 

5. Welche technischen Einschränkungen müssen tatsächlich adressiert werden? 

6. Welche Maßnahmen bilden die Grundlage für weitere Product-Data-Initiativen? 

   
   

Der Vorteil einer solchen Priorisierung: Das Unternehmen muss nicht versuchen, die gesamte Produktdatenlandschaft gleichzeitig umzubauen, sondern fokussiert sich zunächst auf priorisierte Bereiche. 

Ein Audit kann ist besonders relevant für Unternehmen, die: 

• ein umfangreiches Produktsortiment verwalten, 

• Produktinformationen aus mehreren Systemen beziehen, 

• mit zahlreichen Lieferanten arbeiten, 

• steigende Anforderungen an Nachhaltigkeitsinformationen bewältigen, 

• ihre Product Data Governance weiterentwickeln möchten, 

• ihre DPP-Readiness strukturiert bewerten wollen. 

  
  

Entscheidend ist dabei weniger die Branche, als die Komplexität der Produktdatenlandschaft. 

Der Ansatz lässt sich vereinfacht in fünf Schritte gliedern: 

1. Analyse der Produktdatenlandschaft 
   Bestehende Datenquellen, Systeme, Datenflüsse und organisatorische Prozesse werden betrachtet. 

2. Bewertung der DPP-Readiness 
   Datenqualität, Vollständigkeit, Nachhaltigkeitsinformationen sowie Governance und Prozesse werden bewertet. 

3. Identifikation von Handlungsfeldern 
   Datenlücken, Prozessschwachstellen, Governance-Defizite und technische Einschränkungen werden herausgearbeitet. 

4. Definition des Zielbilds 
   Auf Basis der Analyse wird eine zukunftsfähige Datenarchitektur und ein passendes Operating Model entwickelt. 

5. Priorisierte Roadmap 
   Die Ergebnisse werden in konkrete nächste Schritte mit kurzfristigen sowie mittel- und langfristigen Maßnahmen übersetzt. 

Auch unabhängig von einem konkreten Assessment lohnt sich eine erste Bestandsaufnahme: 

• Wo werden unsere wichtigsten Produktdaten gespeichert? 

• Wie viele unterschiedliche Datenquellen gibt es? 

• Welche Informationen kommen von Lieferanten? 

• Wie werden Nachhaltigkeitsdaten erfasst und gepflegt? 

• Gibt es definierte Verantwortlichkeiten für Produktdaten? 

• Welche Daten werden bereits automatisiert ausgetauscht? 

• Wo entstehen heute manuelle Korrekturen oder Medienbrüche? 

• Welche Produktdaten werden von Commerce, Marketing und anderen digitalen Kanälen benötigt? 

  
  

Wer diese Fragen beantworten kann, schafft bereits eine gute Grundlage für die weitere DPP-Vorbereitung. 

Der Digital Product Passport stellt Unternehmen vor neue Anforderungen an Transparenz und Produktinformationen. Die praktische Herausforderung liegt jedoch häufig tiefer: in gewachsenen Datenlandschaften, uneinheitlichen Informationen, fehlenden Verantwortlichkeiten und nicht durchgängig definierten Prozessen.

Ein Digital Product Passport Audit kann hier einen strukturierten Ausgangspunkt schaffen. Statt vorschnell neue Systeme einzuführen, wird zunächst untersucht, welche Daten, Prozesse, Governance-Strukturen und Technologien bereits vorhanden sind und wo konkrete Lücken bestehen. Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: mehr Klarheit darüber, wo sie stehen und welche Schritte als Nächstes sinnvoll sind. 

Sie möchten Ihre Ausgangslage strukturiert bewerten und eine priorisierte Roadmap für Ihre DPP-Readiness entwickeln?