Ob Online-Shop, Marktplatz, Printkatalog oder Sales-App – Produktinformationen müssen heute gleichzeitig aktuell, konsistent und kanalübergreifend verfügbar sein. Für viele Unternehmen wird genau das zur Herausforderung: Produktdaten liegen in unterschiedlichen Systemen, Prozesse sind historisch gewachsen und jede Änderung verursacht manuellen Aufwand. Mit jedem neuen Vertriebskanal, jeder zusätzlichen Sprache und jedem weiteren Produkt steigt die Komplexität.
Hinzu kommt: Kund:innen erwarten heute vollständige und verlässliche Produktinformationen – unabhängig davon, über welchen Touchpoint sie mit einer Marke in Kontakt kommen. Fehlerhafte Daten, widersprüchliche Beschreibungen oder fehlende Informationen wirken sich unmittelbar auf die Customer Experience, die Conversion Rate und letztlich auf den Unternehmenserfolg aus.
Ein Product Information Management (PIM) schafft hierfür die notwendige Grundlage. Es bündelt Produktinformationen an einer zentralen Stelle, standardisiert Prozesse und sorgt dafür, dass alle Kanäle auf dieselbe Datenbasis zugreifen.
Doch genau hier beginnt für viele Unternehmen die eigentliche Herausforderung: Welches PIM-System passt zu den eigenen Anforderungen?
Wer ein PIM-System auswählen möchte, sollte den Fokus nicht allein auf Funktionen oder Anbieter-Rankings legen. Entscheidend ist vielmehr, wie gut eine Lösung zu den eigenen Geschäftsprozessen, der bestehenden Systemlandschaft und den strategischen Zielen passt. Denn die Einführung eines PIM ist keine reine Softwareentscheidung – sie ist ein wichtiger Baustein für eine zukunftsfähige Commerce- und Product-Experience-Strategie.
Was ist ein PIM-System und welche Rolle spielt es im E-Commerce?
Ein Product Information Management-System (PIM) ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung, Pflege und Verteilung von Produktinformationen. Unternehmen nutzen ein PIM, um sämtliche relevanten Produktdaten an einem Ort zu bündeln, zu strukturieren und für verschiedene Kanäle bereitzustellen.
Dazu gehören beispielsweise:
Produktbeschreibungen
technische Eigenschaften
Preise und Varianteninformationen
Übersetzungen
Kategorien und Klassifikationen
Marketingtexte
Zertifikate und Dokumentationen
Das Ziel ist eine Single Source of Truth für alle Produktinformationen. Statt Daten mehrfach in Excel-Dateien, ERP-Systemen oder Shops zu pflegen, arbeiten alle Beteiligten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das reduziert Fehler, vereinfacht Prozesse und beschleunigt die Veröffentlichung neuer Produkte.
Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines PIM-Systems
Wer ein PIM System auswählen möchte, sollte daher allein auf Funktionslisten verschiedener Anbieter schauen. Entscheidender ist die strategische Betrachtung und die Antwort auf folgende acht Fragen:
1. Welche Ziele verfolgen Sie mit einem PIM?
Viele Unternehmen beginnen ihre Suche mit einem Vergleich von Funktionen. Sinnvoller ist jedoch eine andere Reihenfolge: Zunächst sollten die geschäftlichen Ziele definiert werden, erst danach folgt die Bewertung möglicher Lösungen.
Fragen Sie sich beispielsweise:
Welche Herausforderungen möchten wir lösen?
Welche Prozesse kosten heute besonders viel Zeit?
Wo entstehen Fehler oder Medienbrüche?
Welche Fachbereiche arbeiten mit Produktinformationen?
Typische Ziele einer PIM-Einführung sind:
kürzere Time-to-Market für neue Produkte
höhere Datenqualität
effizientere Zusammenarbeit zwischen Marketing, Produktmanagement und E-Commerce
weniger manueller Pflegeaufwand
konsistente Produktinformationen über alle Vertriebskanäle
Ebenso wichtig ist der Blick nach vorne. Wer bereits heute weiß, dass internationale Märkte, neue Sortimente oder zusätzliche Vertriebskanäle geplant sind, sollte diese Anforderungen von Anfang an berücksichtigen.
2. Ist das PIM-System auch in fünf Jahren noch die richtige Lösung?
Ein PIM-System sollte nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllen, sondern mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Gerade Unternehmen mit großen Sortimenten oder internationalen Geschäftsmodellen benötigen eine Lösung, die steigende Datenmengen und komplexere Anforderungen unterstützt.
Wichtige Aspekte sind:
Wachsendes Produktsortiment: Die PIM-Lösung muss auch bei einer hohen Produktanzahl performant bleiben. Dabei spielen flexible Datenmodelle eine wichtige Rolle: Neue Produktgruppen, Attribute oder Varianten sollten sich ohne umfangreiche Anpassungen integrieren lassen.
Internationale Märkte und Mehrsprachigkeit: Wer international tätig ist, benötigt Funktionen für Übersetzungen, regionale Unterschiede und marktspezifische Produktinformationen.
Neue Vertriebskanäle: Digitale Commerce-Landschaften verändern sich kontinuierlich. Neben klassischen Online-Shops gewinnen Marktplätze, Apps, Social-Commerce-Kanäle oder digitale Services zunehmend an Bedeutung.
3. Passt das PIM zur bestehenden Systemlandschaft?
Ein PIM entfaltet seinen größten Nutzen nicht isoliert, sondern als Bestandteil eines digitalen Ökosystems. Bei einem Vergleich von PIM-Systemen sollten Unternehmen deshalb genau prüfen, wie gut die Lösung mit bestehenden Systemen zusammenarbeitet.
Wichtige Schnittstellen sind:
ERP-Systeme: Die Verbindung zum ERP ermöglicht den automatisierten Austausch relevanter Produkt- und Stammdaten. Dadurch lassen sich manuelle Übertragungen reduzieren und Fehler vermeiden.
Shopsysteme: Die Integration mit E-Commerce-Plattformen stellt sicher, dass aktuelle und optimierte Produktinformationen direkt im Shop verfügbar sind.
CMS: Die Verbindung mit einem CMS ermöglicht eine konsistente Darstellung von Produktinformationen und redaktionellen Inhalten.
DAM-Systeme: Durch die Kopplung mit einem DAM können Bilder, Videos und andere Medien direkt mit Produkten verbunden werden.
Marktplätze: Unternehmen sollten prüfen, wie einfach Produktinformationen für externe Plattformen angepasst und ausgespielt werden können.
CRM-Systeme: Die Verbindung zu CRM-Systemen kann helfen, Produktinformationen stärker mit Kundenprozessen und personalisierten Angeboten zu verbinden.
4. Können Fachbereiche eigenständig mit dem PIM-System arbeiten?
Ein PIM wird täglich von unterschiedlichen Teams genutzt. Marketing erstellt Produkttexte, Produktmanagement ergänzt Attribute, E-Commerce optimiert Inhalte für Vertriebskanäle und die IT verantwortet Betrieb sowie Integration.
Je intuitiver das System aufgebaut ist, desto schneller können Fachbereiche produktiv arbeiten – und desto geringer fällt der Abstimmungsaufwand mit der IT aus.
Zu einem modernen PIM-System gehören:
eine intuitive Benutzeroberfläche
rollenbasierte Berechtigungen
flexible Workflows
nachvollziehbare Freigabeprozesse
einfache Massenbearbeitung
individuelle Dashboards für unterschiedliche Nutzergruppen
Gerade in internationalen Organisationen oder bei großen Sortimenten entscheidet die Benutzerfreundlichkeit oft darüber, ob ein PIM im Alltag akzeptiert und konsequent genutzt wird.
5. Wie stark ist die Datenqualität und Product Data Governance?
Ein PIM-System allein verbessert nicht automatisch die Qualität von Produktdaten. Entscheidend sind die Prozesse dahinter. Es sollte bereits vor der Auswahl eines PIM-Systems klar sein, wie Product Data Governance umgesetzt werden kann. Eine klare Governance verhindert, dass Produktinformationen uneinheitlich, veraltet oder unvollständig veröffentlicht werden.
Wichtige Faktoren sind:
einheitliche Datenstrukturen
definierte Pflichtfelder
Qualitätsprüfungen
Freigabeprozesse
Workflows für verschiedene Verantwortlichkeiten
6. Lassen sich Prozesse durch KI-Funktionen automatisieren?
Moderne PIM-Systeme gehen längst über die reine Verwaltung von Produktdaten hinaus. Sie automatisieren wiederkehrende Aufgaben und sichern die Qualität ihrer Produktinformationen.
Besonders bei umfangreichen Sortimenten können Automatisierungs- und KI-Funktionen die Produktivität deutlich anheben: Sie reduzieren den manuellen Pflegeaufwand, minimieren Fehler und beschleunigen Prozesse – von der Datenerfassung bis zur Veröffentlichung.
KI als Unterstützung im Product Information Management: KI entwickelt sich zunehmend zu einem relevanten Bestandteil moderner PIM-Software. Dabei ersetzt sie nicht die fachliche Bewertung durch Mitarbeitende, sondern unterstützt bei zeitaufwendigen Routineaufgaben.
Praxisnahe Use Cases sind beispielsweise:
regelbasierte Datenvalidierung
Massenbearbeitung von Produktinformationen
automatische Kanalzuordnung
Workflow-Automatisierung
Erstellung erster Produktbeschreibungen auf Basis strukturierter Daten
Unterstützung bei Übersetzungen und Lokalisierungen
automatische Klassifikation von Produkten
Erkennung fehlender oder inkonsistenter Informationen
Vorschläge zur Optimierung von Produkttiteln oder Attributen
automatische Vervollständigung von Attributen
7. Wie wirtschaftlich ist die PIM-Lösung wirklich?
Bei der Auswahl einer PIM-Software richtet sich der Blick häufig zuerst auf die Lizenzkosten. Für eine fundierte Entscheidung reicht dieser Vergleich allerdings nicht aus. Aussagekräftiger ist die Betrachtung derTotal Cost of Ownership (TCO) – also der Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus des Systems.
Dazu gehören unter anderem:
Lizenzmodell: Cloud- und On-Premises-Lösungen unterscheiden sich nicht nur technisch, sondern auch hinsichtlich ihrer Kostenstruktur. Neben den eigentlichen Lizenzgebühren sollten Unternehmen prüfen, welche Funktionen bereits enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten entstehen können.
Implementierung: Ein wesentlicher Kostenfaktor ist die Einführung selbst. Dazu zählen beispielsweise: Konzeption und Beratung, Systemkonfiguration, Schnittstellenentwicklung, Datenmigration, Tests und Qualitätssicherung sowie Schulungen.
Betriebskosten: Nach dem Go-live entstehen ggf. laufende Aufwände für Hosting, Monitoring, Support und Administration. Diese sollten bereits in der Auswahlphase realistisch eingeplant werden.
Wartung und Weiterentwicklung: Ein PIM ist keine statische Lösung. Neue Anforderungen, zusätzliche Vertriebskanäle oder organisatorische Veränderungen machen eine kontinuierliche Weiterentwicklung unverzichtbar.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Welche Lösung ist heute am günstigsten? Sondern: Welche Lösung bietet langfristig den größten Mehrwert für unser Unternehmen?
8. Wer ist der richtige Partner für die Implementierung?
Die Einführung eines PIM-Systems ist immer auch ein Transformationsprojekt. Neben der Software entscheidet auch Implementierungspartner über den langfristigen Projekterfolg.
Wichtige Auswahlkriterien sind:
nachweisbare Erfahrung in PIM-Projekten
Branchenkenntnis und Verständnis für Geschäftsprozesse
methodische Kompetenz bei Auswahl und Einführung
Integrations-Know-how für komplexe Systemlandschaften
Begleitung bei Change Management und User Adoption
langfristige Unterstützung bei Optimierung und Weiterentwicklung
Als erfahrener Partner unterstützen wir Sie nicht nur bei der technischen Umsetzung, sondern begleiten Ihr Unternehmen von der Strategie bis zum erfolgreichen Betrieb.
Schritt für Schritt zur PIM-Auswahl
Ein strukturierter Auswahlprozess reduziert Projektrisiken und erleichtert fundierte Entscheidungen.
Ziele und Anforderungen definieren
Am Anfang stehen klare Ziele. Welche Herausforderungen sollen gelöst werden? Welche Verbesserungen werden erwartet? Daraus entsteht ein priorisierter Anforderungskatalog.
Stakeholder:innen frühzeitig einbinden
Neben der IT sollten alle relevanten Fachbereiche beteiligt werden. So entsteht ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und spätere Akzeptanz wird gefördert.
Prozesse und Daten analysieren
Vor der Auswahl lohnt sich ein genauer Blick auf bestehende Prozesse und Datenstrukturen. Dabei werden Schwachstellen, Medienbrüche und Optimierungspotenziale sichtbar.
Anbieter systematisch evaluieren
Auf Basis der definierten Anforderungen können geeignete Anbieter identifiziert und miteinander verglichen werden. Neben dem Funktionsumfang sollten insbesondere Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit und Betriebskonzepte bewertet werden.
Anforderungen anhand konkreter Use Cases prüfen
Anstatt ausschließlich Präsentationen zu bewerten, empfiehlt es sich, reale Anwendungsfälle aus dem eigenen Unternehmen nachzustellen. So wird deutlich, wie gut eine Lösung die täglichen Prozesse tatsächlich unterstützt.
Proof of Concept durchführen
Ein Proof of Concept schafft zusätzliche Sicherheit. Unternehmen können zentrale Prozesse unter realistischen Bedingungen testen und technische sowie fachliche Risiken frühzeitig erkennen.
Implementierung strategisch vorbereiten
Bereits vor Vertragsabschluss sollten Themen wie Datenmigration, Governance, Schulungen und Change Management geplant werden. Dadurch lässt sich der Übergang in die Implementierungsphase deutlich reibungsloser gestalten.
Checkliste: Das passende PIM-System finden
Vor der finalen Entscheidung lohnt sich ein letzter Abgleich der wichtigsten Fragen:
✔ Haben wir unsere strategischen Ziele für das PIM klar definiert?
✔ Welche Prozesse sollen durch das PIM verbessert werden?
✔ Welche Systeme müssen integriert werden (ERP, CMS, DAM, Shop, CRM oder Marktplätze)?
✔ Unterstützt die Lösung unsere zukünftigen Wachstumspläne?
✔ Ist Mehrsprachigkeit und Internationalisierung problemlos möglich?
✔ Können Fachbereiche Produktinformationen eigenständig pflegen?
✔ Unterstützt das System Governance, Workflows und Datenqualitätsprozesse?
✔ Welche Automatisierungs- und KI-Funktionen bietet die Lösung?
✔ Sind die Gesamtbetriebskosten transparent und langfristig kalkulierbar?
Fazit
Ein PIM System auswählen bedeutet weit mehr, als eine neue Software einzuführen. Sie schaffen damit die Grundlage für ein professionelles Produktdatenmanagement, konsistente Customer Experiences und skalierbare Commerce-Prozesse.
Eine starke PIM-Auswahl orientiert sich nicht an möglichst vielen Funktionen, sondern an den eigenen Geschäftsprozessen, strategischen Zielen und zukünftigen Anforderungen. Wer Datenqualität, Governance, Integration, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen berücksichtigt, legt den Grundstein für nachhaltigen Erfolg.
Ebenso entscheidend ist ein strukturierter Auswahlprozess: von der Analyse der Anforderungen über die Bewertung konkreter Use Cases bis hin zum Proof of Concept. So lassen sich Risiken minimieren und Investitionen langfristig absichern.
Als erfahrener Partner für digitale Transformation unterstützt diva-e Conclusion Sie dabei, die passende PIM-Strategie zu entwickeln. Dabei steht nicht die Technologie allein im Mittelpunkt, sondern die Frage, wie Ihre Produktinformationen effizient genutzt werden können, um bessere digitale Kundenerlebnisse zu schaffen und nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen.
