Die falsche Plattformentscheidung wirkt während der Auswahlphase selten wie ein Fehler. Die Probleme zeigen sich oft erst Monate später: wenn länderspezifische Preislogiken scheitern, im User Acceptance Testing unerwartete Einschränkungen des ERP-Systems auftauchen oder das Finanzteam feststellt, dass zentrale Prozesse nie getestet wurden.
Die Plattform selbst ist dabei häufig gar nicht das Problem. Vielmehr wurde im Auswahlprozess nie geprüft, ob sie den Anforderungen des tatsächlichen Geschäftsalltags wirklich standhält.
Dieses Muster kennen erfahrene Technologieverantwortliche nur allzu gut. Trotzdem laufen Softwareauswahlprozesse immer wieder nach demselben Schema ab: Ausschreibung erstellen, Anbieterpräsentationen ansehen, Feature-Matrix ausfüllen, Vertrag unterschreiben.
Dies ist der vierte Beitrag unserer Architecture Advisory Series. In den ersten drei Artikeln ging es darum, warum Architekturentscheidungen vor der Tool-Auswahl getroffen werden müssen, wie eine Shortlist aufgebaut sein sollte, und an welchen fünf Warnsignalen sich erkennen lässt, dass eine Plattform Wachstum eher behindert als ermöglicht.
In diesem Artikel geht es um den entscheidenden nächsten Schritt: einen strukturierten Tech Evaluation Lab Day, der nicht Funktionen vergleicht, sondern überprüft, wie gut eine Lösung wirklich zum Unternehmen passt – noch bevor ein Vertrag unterschrieben wird.
Vier Warnsignale, dass Ihre Evaluation keine klaren Erkenntnisse liefert
Bevor ein Lab Day geplant wird, lohnt sich ein kritischer Blick auf den laufenden Auswahlprozess. In Projekten, die später zu Fehlentscheidungen führen, tauchen immer wieder dieselben vier Muster auf.
1. Sie können gar nicht beurteilen, ob Ihre Evaluation erfolgreich ist
Das ist möglicherweise das kritischste Warnsignal – denn wenn dieses Problem besteht, bleiben auch die anderen oft unbemerkt.
Viele Unternehmen verfügen zwar über zahlreiche Auswertungen und Reports, messen darin jedoch vor allem Aktivität statt Entscheidungsqualität. Erfasst wird beispielsweise, wie viele Anbieter bewertet wurden, wie viele Funktionen verglichen oder wie viele Workshops durchgeführt wurden. Was diese Kennzahlen nicht beantworten, ist die entscheidende Frage: Bringt uns der Auswahlprozess einer fundierten Entscheidung tatsächlich näher?
Eine professionelle Evaluation definiert deshalb von Anfang an belastbare Entscheidungskriterien. Sie schafft einen nachvollziehbaren Zusammenhang zwischen Testszenarien, strategischen Anforderungen und dem späteren Geschäftsnutzen.
Wenn Sie die Frage „Liefert unsere Evaluation wirklich die Grundlage für eine fundierte Entscheidung?“ nicht konkret beantworten können, treffen Sie Investitionsentscheidungen in Millionenhöhe letztlich auf Basis von Vermutungen – ein Risiko, das sich kein Vorstand leisten sollte.
2. Ihre Shortlist löst ein Problem, das Ihr Unternehmen gar nicht hat
Zwei Beispiele:
Ein Großhändler entscheidet sich für eine neue Commerce-Plattform, weil „Digitalisierung“ nach dem logischen nächsten Schritt klingt – obwohl die eigentlichen Engpässe in schlechter Produktdatenqualität und einem aufwendigen Onboarding-Prozess liegen.
Ein Baustoffhändler investiert in einen klassischen B2C-Onlineshop, obwohl seine Zielgruppe vor allem konfigurierte Angebote und beratungsintensive Angebotsprozesse benötigen.
Beide Beispiele wirken intern zunächst wie Fortschritt. Tatsächlich wird jedoch am eigentlichen Problem vorbeiinvestiert. Der gemeinsame Nenner: Die Evaluation orientiert sich an Annahmen anderer Unternehmen oder Branchen, statt bei der eigenen Wertschöpfung anzusetzen.
Wenn die Shortlist nicht zu Ihrem Geschäftsmodell passt, investiert jeder zusätzliche Euro lediglich in die falsche Richtung. Deshalb sollte vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter eine Frage eindeutig beantwortet sein: Welches konkrete Geschäftsproblem soll diese Plattform eigentlich lösen?
3. Ihre Evaluation verspricht mehr, als Ihre Organisation leisten kann
In der Feature-Matrix steht, dass die Plattform „kundenspezifische Preisgestaltung unterstützt“. Tatsächlich hat im Unternehmen aber niemand verbindliche Preisregeln definiert oder Verantwortung für den Preisprozess übernommen.
Oder: Die Plattform beherrscht komplexe Steuerlogiken für mehrere Länder – doch das Finanzteam arbeitet bereits heute an seiner Kapazitätsgrenze.
Technische Möglichkeiten allein reichen nicht aus. Entscheidend ist, ob die Organisation überhaupt in der Lage ist, diese Fähigkeiten sinnvoll zu nutzen. Eine erfolgreiche Plattformimplementierung braucht deshalb mehr als eine leistungsfähige Software. Sie setzt ein Betriebsmodell voraus, das die neuen Prozesse auch dauerhaft tragen kann. Fehlende Verantwortlichkeiten, mangelnde Veränderungsbereitschaft oder unzureichende organisatorische Vorbereitung gehören zu den häufigsten Gründen, warum Plattformprojekte trotz einer vermeintlich guten Produktauswahl scheitern.
4. Ihre Testszenarien haben mit der Realität wenig zu tun
In einer klassischen Produktdemo sehen viele Plattformen erstaunlich ähnlich aus. Das ist kein Zufall. Anbieter zeigen genau die Szenarien, in denen ihre Lösung besonders gut aussieht: saubere Stammdaten, einfache Prozesse, Standardintegrationen und keine Sonderfälle.
Die eigentlichen Unterschiede werden erst sichtbar, wenn reale Komplexität ins Spiel kommt – und genau diese muss vom Unternehmen vorgegeben werden, nicht vom Anbieter. Deshalb sollten Sie bereits vor dem Lab Day konkrete Testszenarien definieren – inklusive klarer Erfolgskriterien.
Zum Beispiel:
Kann der Prozess innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens vollständig durchgeführt werden?
Stimmen die Bestandsdaten mit den Rückmeldungen aus dem ERP überein?
Sind keine manuellen Workarounds erforderlich?
Werden auch realistische Sonderfälle korrekt abgebildet?
Ist die Benutzeroberfläche für die späteren Anwender tatsächlich verständlich?
Das Ziel ist dabei nicht, Anbieter scheitern zu lassen. Es geht vielmehr darum, transparent zu erkennen, wo eine Lösung überzeugt, wo zusätzliche Anpassungen notwendig sind und an welchen Stellen Risiken entstehen.
Diese vier Muster haben eines gemeinsam: Werden sie erst während der Implementierung sichtbar, sind die Folgekosten meist um ein Vielfaches höher.
Unsere Erfahrung aus zahlreichen Plattformauswahlprojekten zeigt, dass die Lücke zwischen den Annahmen aus der Evaluation und der Realität in der Umsetzung das ursprünglich geplante Budget im Einzelfall sogar verdoppeln kann.
So sollte eine Shortlist vor einem Lab Day aussehen
In den meisten Auswahlprojekten, die wir begleiten, besteht die Shortlist aus Lösungen, die sich architektonisch kaum unterscheiden.
Oft stehen drei Anbieter zur Auswahl, die alle derselben Plattformkategorie angehören. Die Vorauswahl wurde beispielsweise durch Analystenreports beeinflusst oder orientiert sich an einer Lösung, die Verantwortliche bereits aus früheren Unternehmen kennen.
Die eigentliche strategische Entscheidung wurde damit jedoch längst getroffen – meist unbewusst. Statt unterschiedliche Lösungsansätze zu vergleichen, diskutiert das Projektteam nur noch darüber, welche Plattform die meisten Funktionen bietet.
Dabei hätte die wichtigste Frage viel früher beantwortet werden müssen: Soll die Lösung aufgebaut, gemietet oder gekauft werden?
Eine sinnvolle Shortlist stellt deshalb bewusst unterschiedliche Strategien gegenüber.
Dazu gehören beispielsweise:
eine Open-Source-Lösung mit maximaler Kontrolle und hoher Individualisierbarkeit, allerdings verbunden mit größerem internem Aufwand,
eine SaaS-Plattform, die schnelle Einführung und einfache Betriebsprozesse ermöglicht, dafür aber weniger Flexibilität bietet,
sowie eine spezialisierte Best-of-Breed-Lösung, die einzelne Geschäftsprozesse besonders gut unterstützt, gleichzeitig jedoch in ein kleineres Ökosystem eingebettet ist.
Diese Optionen unterscheiden sich nicht nur funktional. Sie stehen für unterschiedliche Organisationsmodelle, verschiedene Betriebsmodelle und ganz unterschiedliche Risikoprofile.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
Welche Plattform hat die meisten Features?
Sondern:
Welcher Ansatz unterstützt unser Geschäftsmodell, unsere Organisation und unsere Wachstumsziele am besten?
Wenn Ihre Shortlist nur aus sehr ähnlichen Lösungen besteht, haben Sie die strategische Entscheidung wahrscheinlich bereits getroffen – ohne es bewusst zu merken.
In diesen Schritten läuft ein Tech Evaluation Lab Day in der Praxis ab
Ein Tech Evaluation Lab Day bringt die tatsächliche Komplexität Ihres Unternehmens in den Auswahlprozess – und zwar bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Dabei handelt es sich nicht um einen einzelnen Workshop, sondern um einen strukturierten Evaluierungsprozess, der sich über mehrere Wochen erstrecken kann. Der eigentliche Mehrwert entsteht bereits in der Vorbereitung.
Alles beginnt mit einem fundierten Briefing
Wochen vor dem eigentlichen Lab Day erhalten die Anbieter ein detailliertes Briefing. Dabei geht es nicht um eine als Briefing getarnte Anforderungsliste, sondern um einen umfassenden Einblick in Ihr Unternehmen. Dazu gehören unter anderem:
Informationen zur Unternehmensstruktur
Markenarchitektur
Zielgruppen
Projektziele
Kennzahlen wie Traffic, Bestellvolumen, Anzahl der SKUs pro Markt oder Umsatzgrößen
Ebenso wichtig ist ein Überblick über die bestehende Systemlandschaft und ein klarer Ablaufplan für den Lab Day selbst.
Erscheint ein Anbieter trotz dieser Informationen mit seiner üblichen Produktdemo, sagt das oft mehr über seine Arbeitsweise aus, als über die Plattform selbst. Es ist ein erster Hinweis darauf, wie eng er sich später als Implementierungspartner auf Ihr Unternehmen einstellen wird.
Getestet werden reale Geschäftsprozesse – nicht nur ein einzelnes Szenario
Ein Lab Day sollte nie nur aus einer einzelnen Demo bestehen.
Für einen internationalen Händler mit mehreren Marken könnte die Evaluation beispielsweise folgende Themenbereiche umfassen:
Tagesgeschäft und Backoffice-Prozesse
Verwaltung mehrerer Shops, Marken, Länder und Sprachen
Personalisierung und Product Discovery
Produkt- und Sortimentsmanagement inklusive PIM-Integration
Marktplätze und Drop-Ship-Prozesse
Promotions- und Kampagnenmanagement
Checkout- und Order-Management
Technische Architektur und Integrationskonzepte
Für jeden dieser Bereiche werden im Vorfeld konkrete Bewertungsfragen sowie eine einheitliche Bewertungsskala definiert.
Dabei reicht die Skala beispielsweise von „nur über Erweiterungen oder Drittanbieter umsetzbar“ bis hin zu „vollständig integriert und ohne Einschränkungen im Tagesgeschäft nutzbar“.
Idealerweise bewerten nicht nur zwei oder drei Personen die Plattformen.
Je mehr Fachbereiche beteiligt sind, desto vollständiger wird das Bild. Sieben oder mehr Evaluierende erkennen deutlich mehr Stärken, Schwächen und Risiken als ein kleines Projektteam.
Anbieter müssen Ihr Unternehmen demonstrieren – nicht ihres
Das Briefing liefert alle Informationen, die Anbieter für eine realitätsnahe Demonstration benötigen.
Ein Anbieter, der Ihre Produktdaten, Ihre Marken und Ihre typischen Geschäftsprozesse verwendet, zeigt damit, dass er sich ernsthaft vorbereitet hat. Wer stattdessen eine generische Standarddemo präsentiert, obwohl ausreichend Kontext vorhanden war, sendet ebenfalls ein klares Signal. Nicht nur die Plattform wird bewertet – auch die Qualität der Vorbereitung und die Arbeitsweise des Anbieters gehören zur Evaluation.
Was erst ein Lab Day sichtbar macht
Viele Unterschiede zwischen Plattformen werden erst unter realistischen Bedingungen deutlich:
Ein Analystenreport bescheinigt einer Lösung vielleicht hervorragende Omnichannel- oder Marketplace-Funktionen. Im Lab Day zeigt sich jedoch, dass dafür zusätzliche Middleware, externe Services oder individuelle Entwicklungen erforderlich sind.
Eine andere Plattform wirbt mit einer besonders intuitiven Benutzeroberfläche für Fachanwender. Erst wenn das eigene Operations-Team damit arbeitet, wird deutlich, dass zentrale Backoffice-Prozesse im Alltag deutlich umständlicher sind als erwartet.
Deshalb sollte das Ergebnis eines Lab Days nicht einfach eine neue Feature-Matrix sein.
Deutlich aussagekräftiger ist eine strukturierte Bewertung pro Anbieter mit drei einfachen Fragen:
Was hat wirklich überzeugt und klaren Mehrwert geschaffen?
Wo bestehen funktionale Lücken oder Einschränkungen?
Welche Punkte sind noch offen und müssen vor einer Entscheidung geklärt werden?
So entsteht eine fundierte Entscheidungsgrundlage statt einer bloßen Punktebewertung.
Die TCO-Betrachtung gehört von Anfang an dazu
Parallel zur funktionalen Bewertung sollte immer eine belastbare Total-Cost-of-Ownership-Analyse erstellt werden. Dabei geht es nicht nur um die Implementierungskosten im ersten Jahr. Ebenso wichtig sind die Betriebskosten über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren – idealerweise für verschiedene Geschäftsszenarien, etwa ein konservatives Wachstum und ein starkes Wachstum.
Zusätzlich sollte betrachtet werden, welche bestehenden Systeme künftig entfallen können. Eine spezialisierte SaaS-Plattform wirkt auf den ersten Blick möglicherweise teurer, weil die Lizenzkosten höher sind.
Wenn sie gleichzeitig ein separates Order-Management-System, Marketplace-Connectoren und CDN-Dienste ersetzt, verändert sich die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung jedoch grundlegend.
Genau deshalb gehört die TCO-Analyse in den Kern der Entscheidungsgrundlage – und nicht als Randnotiz in den Anhang einer Präsentation.
Das Ergebnis ist selten ein eindeutiger Sieger
Und genau das ist völlig in Ordnung. Ein gut durchgeführter Lab Day liefert häufig keinen klaren Gewinner, sondern macht transparent, unter welchen Voraussetzungen jede Plattform ihre Stärken ausspielt – und unter welchen Bedingungen sie an ihre Grenzen stößt.
Das ist kein Zeichen für einen schlechten Auswahlprozess. Im Gegenteil: Es zeigt, dass die Entscheidung auf nachvollziehbaren Erkenntnissen basiert und nicht auf persönlichen Präferenzen oder besonders überzeugenden Verkaufspräsentationen.
Was sich nach einem Lab Day verändert
Die richtige Plattformentscheidung fühlt sich am Ende nicht wie das Ergebnis einer Bewertungsmatrix an, sondern wie die logische Konsequenz eines sauber strukturierten Entscheidungsprozesses.
Der Grund dafür ist eine belastbare Entscheidungsgrundlage statt Bauchgefühl. Die Bewertung basiert auf dem tatsächlichen Verhalten der Plattformen in realistischen Szenarien – beobachtet von den Fachbereichen, die später mit der Lösung arbeiten, und gemessen an Kriterien, die vorab gemeinsam definiert wurden.
Das ist etwas grundlegend anderes als eine klassische Feature-Matrix – nicht nur im Format, sondern vor allem in ihrer Aussagekraft. Eine Entscheidung, die auf solchen Erkenntnissen beruht, hält auch kritischen Nachfragen stand.
Das Ergebnis eines Tech Evaluation Lab Days ist also ein fundierter Decision Case. Er umfasst die Bewertung der einzelnen Funktionsbereiche, eine Risikoanalyse für jede Plattform, eine TCO-Betrachtung über verschiedene Geschäftsszenarien hinweg sowie eine klare Einschätzung, unter welchen Voraussetzungen eine Lösung die richtige Wahl ist – und wann nicht.
So entsteht eine Entscheidungsgrundlage, hinter der das Management mit gutem Gewissen stehen kann, weil sie auf beobachtbarem Verhalten unter realistischen Bedingungen basiert – und nicht auf einer perfekt inszenierten Anbieterpräsentation.
Fehlentscheidungen bei Plattformen sind teuer. Gleichzeitig lassen sie sich in vielen Fällen vermeiden. Der entscheidende Zeitpunkt dafür liegt vor der Vertragsunterzeichnung.
Hören Sie auf, Funktionen zu vergleichen. Testen Sie stattdessen, wie gut eine Plattform wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
Wir bei diva-e Conclusion unterstützen Sie dabei, Tech Evaluation Lab Days zu konzipieren und durchzuführen, die belastbare Entscheidungsgrundlagen schaffen – noch bevor ein Vertrag unterschrieben wird. Gemeinsam bringen wir die tatsächliche Komplexität Ihres Unternehmens in den Auswahlprozess und schaffen eine Entscheidungsbasis, hinter der das Management langfristig stehen kann.
