Strategisches Change-Management ist in der heutigen, sich ständig verändernden Welt zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden, denn Technologien entwickeln sich weiter, Kundenbedürfnisse ändern sich, neue Wettbewerber drängen auf den Markt und gleichzeitig sind Unternehmen mit globalen Krisen konfrontiert.

Diese Marktbedingungen lassen den Performance-Druck auf Organisationen erheblich steigen. Was dabei alle Einflussfaktoren gemeinsam haben: Zur Bewältigung der daraus entstehenenden Herausforderungen bietet die Digitalisierung fast immer die perfekte Lösung – egal, ob es um Produkte, Dienstleistungen, Produktion oder Kommunikation geht. Sie ist der größte Treiber von Change und macht es heute wichtiger denn je, sich in die Lage zu versetzen, kurzfristig auf Veränderungen auf dem Markt zu reagieren. Gerade, wenn es darum geht, neue Technologien einzuführen, ist auch ein Wandel in der Struktur des Unternehmens und im Mindset der Mitarbeitenden die Voraussetzung für eine erfolgreiche Transformation.

Organisationen, die nicht in der Lage sind, sich flexibel an neue Anforderungen anzupassen und Wachstumschancen zu ergreifen, werden wahrscheinlich über kurz oder lang von agileren Konkurrenten überholt. Deshalb sollte die Vorbereitung auf den Wandel und das Management von Change eine hohe Priorität in der strategischen Business-Entwicklung haben.

In welchen Schritten und mit welchen Methoden kann Change-Management effektiv angegangen werden? Genau diesen Fragen gehen wir in diesem Artikel auf den Grund. Dabei stellen wir verschiedene Methoden vor, wie Veränderungen erfolgreich und strategisch umgesetzt werden können und wie mit möglichen Störfaktoren umgegangen werden kann.

Change-Management – Definition und Status Quo

Change-Management bezeichnet die systematische Umsetzung von Maßnahmen, um eine Organisation und interne Prozesse, Strategien, Systeme oder Schnittstellen zu optimieren. Ausgehend vom aktuellen Ist-Zustand wird mit unterschiedlichen Methoden auf einen klar definierten Zielzustand hingearbeitet, um Veränderungen in der Organisation zu etablieren. Die Voraussetzung dafür: Der Wandel wird angenommen und die Bereitschaft zur Anpassung an neue Bedingungen ist vorhanden. Dies ist jedoch nicht immer der Fall:

Rund drei Viertel aller Change-Projekte scheitern – das besagt eine Change-Studie aus 2021 von Mutaree. Was sind die Gründe dafür? Laut dieser Erhebung sind es vor allem starre Unternehmensstrukturen und die ablehnende Haltung von Führungskräften und Mitarbeitenden gegenüber Change.

Laut einer McKinsey Umfrage unter fast 3.000 Führungskräften über den Erfolg ihrer Bemühungen zum internen Wandel liegt die Misserfolgsquote bei über 60 Prozent.

In Anbetracht dieser Fakten und Zahlen stellt sich die Frage: Wie lässt sich eine unternehmensweite Transformation trotzdem erfolgreich planen und umsetzen?

Change-Management – Step by Step

Ein strukturierter Ansatz ist die Basis dafür, erfolgreichen Change in Unternehmen durchzuführen. Folgende Schritte können in der strategischen Planung und Umsetzung von Change-Management hilfreich sein.

Analyse und Planung

Im ersten Schritt ist es wichtig, den Ist-Zustand aufzunehmen und den Soll-Zustand konkret zu definieren. Welche Defizite gibt es in welchen Bereichen? Offene Gespräche mit dem Team, den Stakeholdern und dem Management sind dabei ein guter Start. Auf Basis der Analyse der Ausgangssituation sollte ein verbindlicher Plan entwickelt werden, der festhält, an welchen KPIs und Faktoren der Erfolg gemessen wird und in welchem Zeitraum bestimmte Meilensteine erreicht werden sollten. Außerdem sollte bereits vor Start der Initiativen Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und geeignete Kommunikations- und Schulungsmethoden ausgewählt werden.

Sensibilisierung der Belegschaft

Die Kommunikation der Ziele von geplanten Änderungen und Sensibilisierung der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Bestandteil von Change-Management – und zwar vor dem Start erster Initiativen. Alle Teams müssen über die Veränderung informiert werden und verstehen, warum sie notwendig ist und von Anfang an in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Außerdem sollten sie die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und ihre Ängste und Bedenken zu äußern. Dafür sind Schulungen, Workshops und Feedback-Mechanismen hilfreich. Nur so lässt sich sicherzustellen, dass die Belegschaft die neuen Prozesse versteht und mitträgt.

Führung und Kultur

Die Führungsebene spielt eine Schlüsselrolle für erfolgreichen Wandel. Es ist essenziell, dass Führungskräfte den Wandel aktiv unterstützen und die Vision klar kommunizieren. Offene und transparente Kommunikation schafft Vertrauen und fördert die Akzeptanz. Möglicherweise erfordert strategischer Wandel auch das Aufbrechen traditioneller Unternehmensstrukturen, um Prozesse effizienter zu gestalten. Das kann zum Beispiel eine neue Rolle des CIOs in der Geschäftsführung, agilere Team-Aufstellungen oder Tools zur internen Kommunikation beinhalten.

Um Faktoren, die einer Veränderung womöglich im Wege stehen, zu identifizieren, kann eine frühzeitig durchgeführte Kulturanalyse helfen. Dabei werden Mitarbeiterbefragungen, Interviews oder Surveys durchgeführt, um Einsichten in Werte, Normen und Verhaltensmuster zu gewinnen. Das ermöglicht es Unternehmen, ihre Kultur zu verstehen, gezielt zu gestalten und sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmenszielen und Werten übereinstimmt.

Implementierung und Umsetzung

Proaktive Begleitung und konstruktive Hilfestellung ist essentiell für erfolgreiche Change-Prozesse. Das kann durch die Führungsebene, andere interne Verantwortliche, oder externen Support stattfinden und beinhaltet u.a. Konfliktmanagement und Führungskräfte-Coaching, damit die Mitarbeitenden mit neuen Verantwortungen, Tools und Teamstrukturen zurechtkommen. Dabei spielen positive Impulse wie Teamspirit und Erfolgserlebnisse eine wichtige Rolle – daher sind die weiter oben genannten Meilensteine wichtig, um gemeinsame Fortschritte regelmäßig zu feiern.

Reporting

Um die Entwicklung der Veränderungsprozesse im Blick zu behalten, sollten erreichte, aber auch nicht erfüllte Ziele und KPIs regelmäßig schriftlich dokumentiert werden. Das kann zum Beispiel in einem “Change Report” erfolgen, der alle relevanten Punkte beinhaltet. So lassen sich Maßnahmen, die nicht gut funktionieren, frühzeitig erkennen und korrigieren. So ein Report dient dazu, Transparenz zu schaffen, die Effektivität der Change-Initiativen zu überwachen und Entscheidungsträger:innen mit den notwendigen Informationen zu versorgen, um den Veränderungsprozess in die richtige Richtung zu steuern und dabei ggf. den Kurs zu korrigieren.

Welche Punkte sollte ein Change Report beinhalten?

Übersicht des Veränderungsprozesses:

Beschreibung des Zwecks und der Ziele der Veränderung
Definition der beteiligten Stakeholder und Teams

Statusbericht:

Erstellen eines Projektplans
Aktueller Stand und Fortschritt des Veränderungsprozesses
Erreichte Meilensteine und eventuelle Verzögerungen

Risikobewertung:

Identifikation von Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Veränderung
Maßnahmen zur Risikominimierung

Budget und Ressourcen:

Budgetierung und Nutzung von Ressourcen für den Veränderungsprozess
Budgetabweichungen und deren Gründe

Kommunikation und Stakeholder-Engagement:

Überblick über die Kommunikationsstrategie im Rahmen des Change-Managements
Feedback und Reaktionen der Stakeholder

Lessons Learned:

Bewertung von Erfolgen und Misserfolgen während des Veränderungsprozesses
Schlussfolgerungen für zukünftige Change-Projekte

Empfehlungen und nächste Schritte:

Vorschläge für weitere Maßnahmen oder Anpassungen
Klare Empfehlungen für den nächsten Verlauf des Veränderungsprozesses

Nachbereitung und Evaluierung

Nach der Umsetzung der Veränderung ist es wichtig, die Ergebnisse zu evaluieren und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Dazu gehört die Messung des Erfolgs der Veränderung anhand der vorab definierten Erfolgsfaktoren und die Auswertung von Feedback. Diese Schritte können je nach Art und Umfang der Veränderung angepasst werden. In großen Unternehmen ist es jedoch wichtig, einen strukturierten Prozess zu verfolgen, um die Erfolgschancen der Veränderung zu erhöhen.

Checkliste: So wird Change-Management in Ihrem Unternehmen zum Erfolg

Um vom Change-Management langfristig zu profitieren, ist es entscheidend, nicht nur die Abläufe gründlich vorzubereiten, sondern auch die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden im Blick zu behalten. Während des Change-Prozesses sollten Sie darauf vorbereitet sein, möglicherweise auf Widerstand zu stoßen. Nicht jeder im Unternehmen wird verstehen, warum eine Veränderung notwendig ist und sieht vielleicht keine klaren Gründe für neue Prozesse.

Diese Checkliste kann Ihnen bei der Umsetzung helfen.

✓ Präzise Ziele definieren

✓ Mitarbeitende frühzeitig abholen

✓ Transparenz schaffen

✓ Einen Umsetzungsplan aufsetzen

✓ Meilensteine festlegen

✓ In den Dialog mit Mitarbeitenden gehen

✓ Feedback einholen, evaluieren und umsetzen

✓ Klare Positionierung der Führungsebene

Wer ist Dorothee?

Dorothee Haensch

Dorothee Haensch ist seit 2023 als Senior Marketing Manager Teil der diva-e. Als Expertin für Content im Softwarebereich geht sie den Anforderungen unterschiedlicher Industrien auf den Grund und erstellt Inhalte, die Unternehmen dabei helfen, aktuelle Probleme zu lösen und zukünftige Herausforderungen zu meistern.